Aan het Strategisch Informatieoverleg worden ter besluitvorming voorgelegd:
vervreemding, vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken over de waardering van informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot hotspots;
overige verrichtende zaken rondom informatiemanagement (creëren, gebruiken en beheren van informatie).
In het Strategisch Informatieoverleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd, waaronder de CIO, de gemeentearchivaris en Informatiemanager / I-adviseur Archief- en Informatiebeheer van Gemeente Dronten.
De gemeentearchivaris geeft de beheerder in ieder geval advies over:
overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;
keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden7Vereniging Nederlandse Gemeenten. (2019). Model Beheerregeling informatiebeheer;
aanschaf, het ontwerp of vervanging van informatiesystemen, waaronder ook vakapplicaties, welke zijn bestemd voor opslag of beheer van informatie; wanneer de beheerder plannen heeft voor uitvoering van bovengenoemde handelingen ten aanzien van het zaaksysteem dan is goedkeuring van de gemeentearchivaris vereist;
opstellen en uitvoeren van verbeterplannen van cluster Archief- en Informatiebeheer.
Hoofdstuk 2.
Artikel 4.
Taken en bevoegdheden Strategisch Informatieoverleg en gemeentearchivaris
Onderdeel van Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dronten 2024