Gemeente Dronten ontwikkelt zich tot een procesgerichte organisatie, ten behoeve waarvan alle werkprocessen in kaart worden gebracht, beschreven en vastgelegd17Team Informatiemanagement, Gemeente Dronten. (2024). IM Ontwikkelplan, p. 10.. Dit wordt beschreven als een volledig ketenproces, van buiten naar binnen en vanuit het perspectief van de klant18Ibid.. Per proces wordt een eigenaar benoemd, waarbij in zijn algemeenheid kan worden gesteld dat dit – evenals het systeemeigenaarschap – is belegd bij de managers.
De proces- en systeemeigenaren zijn verantwoordelijk voor:
het beheer en de optimalisatie van de specifieke processen c.q. informatiesystemen voor het betreffende bedrijfsdomein en bedrijfsactiviteiten;
conform voorschriften creëren, bewerken, gebruiken en beheren van informatie(technologie);
uitvoering geven aan voorschriften en aanwijzingen gericht op het waarborgen van de integriteit, juistheid en tijdigheid van informatie volgens de AVG en het privacy reglement.
Binnen de gemeente Dronten wordt procesgericht en procesmatig gewerkt met behulp van een zaaksysteem, waarbij gestreefd wordt naar centralisatie van alle informatie in één zaaksysteem. Binnen iedere vakapplicatie, waar archiefwaardige informatieobjecten worden opgeslagen, moet de informatie op zaakniveau worden geordend en de metadata worden vastgelegd conform het geldende schema voor metadatering.
De vakinhoudelijke behandelaars van processen zijn verantwoordelijk voor:
het juist registreren en ordenen van de dossiers waar zij behandelaar van zijn;
de volledigheid van dossiers, dit behelst ook het vastleggen van metadata conform de geldende afspraken en de opslag van gerelateerde interne communicatie.
Zodoende wordt samengewerkt in de nieuwste versie van een document en is het overheidshandelen transparant en te reconstrueren ten behoeve van onze verantwoordingsplicht.
Hoofdstuk 2.
Artikel 8.
Verantwoordelijkheden van de vakafdelingen
Onderdeel van Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Dronten 2024