Om te kunnen borgen dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij privacy gerelateerde onderwerpen, wordt waar mogelijk aansluiting gezocht bij het Stuurmodel van de gemeente Eindhoven uitgaande van de processen, producten en structuur die daarin zijn opgenomen. Hieruit volgen de navolgende overleggen:
Overleg met gemeentesecretaris
Het stuurmodel van de gemeente Eindhoven gaat uit van een bestuursakkoord en een vertaling daarvan naar een concernplan1Volgens het organisatiehandboek “zo werkt Eindhoven” van voorjaar 2024, bevat het concernplan de optelsom van werkzaamheden uit de vier bronnen van werk. Uit het concernplan zijn sectorplannen, afdelingsplannen, programmaplannen, werkplannen, programmaplannen en gebiedsplannen te destilleren. Omgekeerd vormt het concernplan de optelsom van activiteiten uit deze plannen.. Dit concernplan geeft op hoofdlijnen aan welke programma’s of projecten worden gestart. Daarmee vormt het een goede basis voor de FG en de gemeentesecretaris om in overleg te komen tot onderwerpen of projecten/programma’s waar de FG bij betrokken wordt en de wijze waarop dit plaatsvindt. Hierbij wordt de kanttekening gemaakt dat het concernplan momenteel nog in ontwikkeling is. In afwachting van een concernplan ligt daarom vooralsnog het accent op sector- en afdelingsplannen. Van belang is dat sectoren actief inzicht geven in onderwerpen of projecten/programma’s waar de FG bij betrokken wordt en de wijze waarop dit plaatsvindt.’
De onderwerpen uit het verbeterplan AVG van de gemeente Eindhoven zijn thema’s zijn waarbij de FG actief wordt betrokken.
In dit overleg met de gemeentesecretaris wordt ook stilgestaan bij het volwassenheidsniveau van de organisatie. Afhankelijk hiervan kan de FG in overleg met de gemeentesecretaris besluiten om in meer of mindere mate toezicht te houden vanuit de derde lijn.
Directieraad
Het periodieke overleg van de directieraad vormt voor de FG een belangrijk overleg om met een vaste frequentie bij aanwezig te zijn. Daarbij wordt enerzijds de verantwoording over de naleving van privacywetgeving besproken. Anderzijds wordt de FG vroegtijdig betrokken worden bij nieuwe initiatieven en plannen die raken aan het verwerken van persoonsgegevens.
Sectoroverleggen
De FG wordt tevens met een vaste frequentie uitgenodigd bij de sector overleggen. Nu de naleving van privacywetgeving nog niet op het niveau is dat de gemeente ambieert, kan de aanwezigheid van de FG in sector overleggen bijdragen aan het breed binnen de organisatie onderkennen van het belang van het onderwerp. Daarnaast kan de FG het sectormanagement adviseren over privacyvraagstukken en naleving van de AVG. De FG krijgt daarbij ook goed zicht op de vraagstukken die er spelen binnen de sectoren en waar extra aandacht nodig is. De aanwezigheid van de FG in de sector overleggen is mede ingegeven door het huidige privacy-volwassenheidsniveau van de organisatie en het verscherpte toezicht door de Autoriteit Persoonsgegevens. De aanwezigheid van de FG in de sector overleggen wordt jaarlijks geëvalueerd in het overleg tussen de gemeentesecretaris en de FG.
Directeur dienstverlening / CIO.
Met de directeur dienstverlening en CIO vindt een periodiek overleg (zeswekelijks) plaats. Daarin kan naast actuele ontwikkelingen ook de naleving van privacywetgeving vanuit de systeemverantwoordelijkheid worden afgestemd.
Privacy officers.
Er vindt twee keer per jaar een overleg van de FG plaats met de privacy officers binnen de sectoren en CIO-office privacy. Dit draagt bij aan een wederzijds begrip van de relevante onderwerpen en initiatieven.
Voor formele overleggen van management (directieraad en / of MT-overleg binnen de sectoren) hanteert de gemeente in het algemeen een standaard format voor agendering en besluitvorming van voorstellen of bespreekpunten. In deze formats wordt door het management standaard de vraag opgenomen of het voorstel (beleidsmatig) raakt aan het verwerken van persoonsgegevens
en / of de FG in dat kader heeft geadviseerd.
Artikel 4
Management / ambtelijke overleggen.
Onderdeel van Regeling Functionaris Gegevensbescherming (FG) Gemeente Eindhoven