Wat betreft het naar behoren en tijdig betrekken op bestuurlijk niveau zijn met name de ambtelijke voorstellen aan het college relevant. De verdeling van de portefeuilles onder wethouders en de burgemeester maakt dat overleg met een vaste frequentie met vakinhoudelijke wethouders beperkt bijdraagt aan het tijdig en naar behoren betrekken, omdat op voorhand niet goed is te bepalen of en wanneer privacy gerelateerde onderwerpen aan een portefeuillehouder worden aangeboden. Met de borging van de betrokkenheid van de FG in de ambtelijke processen wordt daarom volstaan met een incidentele betrokkenheid. Daarbij geldt wel dat een overleg is aangewezen tussen de FG en de portefeuillehouder als het ambtelijk advies afwijkt van het advies van de FG.
Wat betreft de coördinerend wethouder uitvoering AVG is een overleg met een vaste frequentie aangewezen. In dit overleg wordt het toezichtplan en het jaarbericht van de FG besproken, evenals de voortgang van de activiteiten binnen de organisatie gericht op het verder borgen van de naleving van de AVG en Wpg.
Daarnaast worden actuele en inhoudelijke onderwerpen besproken. Deze onderwerpen worden door de coördinerend wethouder uitvoering AVG ingebracht in het college, waarbij tijdens de bespreking ook de FG aanwezig is.
Naast het structurele overleg zijn er incidentele overleggen met de coördinerend wethouder uitvoering AVG als een incident of actualiteit daartoe aanleiding geeft. Ook wordt de coördinerend wethouder uitvoering AVG benaderd als escalatiemogelijkheid bij een verschil van inzicht met de burgemeester als vakinhoudelijk verantwoordelijke. Omgekeerd geldt de burgemeester als escalatiemogelijkheid bij een verschil van inzicht tussen de FG en de coördinerend wethouder uitvoering AVG. Dit overleg is per definitie incidenteel van aard.
In het kader van de controlerende rol van de gemeenteraad zijn het toezichtsplan van de FG en het jaarbericht van de FG relevant. Beide documenten worden door het College van burgemeester en wethouders aangeboden aan de Gemeenteraad. Beide documenten worden ter bespreking aangeboden aan de auditcommissie van de gemeenteraad. Indien een dergelijke bespreking plaatsvindt, is de FG aanwezig. Verder vindt halfjaarlijks een overleg plaats met de griffier zodat de FG op de hoogte blijft van relevante ontwikkelingen die mogelijk aanleiding zijn voor betrokkenheid van de FG.
Voor formele overleggen van het bestuur hanteert de gemeente in het algemeen een standaard format voor agendering en besluitvorming van voorstellen of bespreekpunten. In deze formats wordt door het management standaard de vraag opgenomen of het voorstel (beleidsmatig) raakt aan het verwerken van persoonsgegevens en / of de FG in dat kader heeft geadviseerd.
Artikel 5
Bestuurlijke overleggen.
Onderdeel van Regeling Functionaris Gegevensbescherming (FG) Gemeente Eindhoven