Bijlage 2 Inkoopbeleid 2024

Inleiding

Bij de implementatie van het inkoopbeleid wordt aan de aangesloten partijen gevraagd om een ambitieniveau voor hun inkoopfunctie vast te stellen. In het format zijn deze keuzes verwerkt in concrete beleidsbepalingen die voor de desbetreffende organisatie verder zijn uit te werken. Deze handreiking is opgesteld om het keuzeproces te ondersteunen.

Ambitieniveaus

De ambitieniveaus die zijn verwerkt in het format inkoopbeleid zijn ontleend aan de ontwikkelfasen van publieke inkoop 1 Grandia et all, 2023, Publieke inkoop, Een multidisciplinair overzicht van theorieën, praktijken en instrumenten, pagina 23.. Op basis van deze ontwikkelfasen is er een vrije vertaling gemaakt naar de uitwerking van de inkoopdoelstellingen voor decentrale overheden. De keuze start bij ambitieniveau 4 van 7 aangezien wordt aangenomen dat de gemeente Beekdaelen, de eerste drie fasen hebben bereikt. Kortheidshalve zijn de ambitieniveaus voor de inkoopfunctie van uw organisatie als volgt benoemd:

• - Waarborgen doelmatige inkoop.
• - Waardecreatie voor de eigen organisatie.
• - Waardecreatie voor de maatschappij.
• - Waardecreatie door samenwerking markt en organisatie.


Figuur 1 Ambitieniveaus inkoopfunctie decentrale overheden (vrij naar Grandia et all, 2023)

Voordat we ingaan op de inhoudelijke aspecten van de ambitieniveaus, geven we richting aan het keuzenproces door de volgende uitgangspunten mee te geven:

• - Er wordt een ambitieniveau gekozen waarmee richting wordt gegeven aan de vragen waarom, wat en hoe de inkoopfunctie van uw organisatie functioneert.
• - Het ambitieniveau is de stip op de horizon voor de periode waarin het inkoopbeleid van kracht is (2024 – 2027), de inkoopfunctie hoeft bij het maken van deze keuze dus nog niet aan het ambitieniveau te voldoen.
• - Om met succes een hoger ambitieniveau te behalen is het van belang dat de uitgangspunten van alle lagere ambitieniveaus zijn gewaarborgd en gelden dus cumulatief in relatie tot de lagere ambitie niveaus. Zij vormen het fundament voor de wijze waarop de inkoopfunctie opereert.*
• - Andersom wil het niet zeggen dat alle inkoopactiviteiten in de beleidsperiode aan de “norm” van het gekozen ambitieniveau moeten (gaan) voldoen.
• - Het gekozen ambitieniveau is geen rapportcijfer voor uw inkoopfunctie. Hoger is niet persé beter. Het ambitieniveau helpt u om doelgericht te werken aan de ontwikkeling van de inkoopfunctie.**

  *Voorbeeld: het kan niet zo zijn dat de ontwikkeling van de inkoopfunctie van een organisatie erop is gericht om waardecreatie voor de organisatie na te streven (niveau 5) als de waarborgen voor rechtmatigheid (niveau 2) en het nastreven van efficiëntie (niveau 3) niet zijn ingebed in de organisatie.

  **Voorbeeld: Bij de inkoop van IT-hardware conform ambitieniveau 6 past het om de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) toe te passen en gedurende de contractperiode actief te managen. Een organisatie met dit ambitieniveau dat de contractmanagement capaciteit (nog) niet heeft ingebed, kan zich mogelijk beter richten op het creëren van en meer impact maken met maatschappelijke waarde in de GWW-sector door succesvolle social return bepalingen op te nemen en deze actief te managen.

a.Ambitieniveau 4: Waarborgen doelmatige inkoop

Wanneer de organisatie ambitieniveau 4 nastreeft ontwikkelt de inkoopfunctie zich in de beleidsperiode tot een functie die erop gericht is om binnen de kaders van rechtmatigheid op een efficiënte wijze de best mogelijke inkoopresultaten realiseert. De focus ligt op doelmatigheid van de inkopen. Er wordt in de voorbereidingsfase bewust stil gestaan bij vraagstukken rondom in- of uitbesteden, sluiten van raamovereenkomsten en integraal of partieel inkopen van specifieke inkooppakketten. De, voornamelijk reactief opererende, inkoopfunctie legt verantwoording af over de gemaakte keuzes en het inkoopproces is ingebed in de organisatie.

Toelichting: De voorbereidingsfase van het inkoopproces wordt kort voor de start van een aanbesteding of inkoopprocedure gestart op initiatief van de behoeftesteller (vakafdeling). Er is in beperkte mate ruimte om te kiezen voor een andere opdrachtscope, contractvorm en/of specificatiemethode (weinig inkoop manoeuvreerruimte). Er wordt zekerheid ontleend aan het toepassen van standaard bepalingen en minimale eisen ten aanzien van secundaire doelen. Er wordt bijvoorbeeld een social returneis van 2 of 5% toegepast in plaats van te onderzoeken welke doelgroep van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het kader van de specifieke opdracht betrokken kan worden.

b.Ambitieniveau 5: Waardecreatie voor de eigen organisatie

De ontwikkeling is er op gericht dat de inkoopfunctie proactief opereert met oog voor interne waardecreatie. In plaats van het ‘organiseren en verantwoorden’ van de inkoopbehoefte komt de inkoopfunctie proactief met suggesties over het realiseren van de uiteindelijke organisatiedoelen. Er wordt meer op basis van functionele specificatie wordt de oplossing voor de inkoopbehoefte aan de markt gevraagd. Er wordt meer gebruik gemaakt van integrale en as-a-service contractvormen waardoor de opdrachtgever flexibeler is in het afnemen van producten en diensten en verantwoordelijkheden worden belegd bij de partij die deze het best kan beheersen. Ondanks dat de inkoopresultaten ook positief kunnen uitwerken voor de maatschappij ligt daar in dit ambitieniveau niet de nadruk op (positieve bijvangst).

Toelichting: Er wordt met enige regelmaat tijd genomen om marktconsultaties en -oriëntaties te doorlopen om vraagstukken om de uitvraag voor specifieke inkoopbehoeften beter te laten aansluiten op het aanbod van de markt. Inkoop neemt het initiatief om inkooppakketten onder de loep te nemen en de inkoopstrategie te actualiseren. Hierbij wordt er niet zondermeer vanuit gegaan dat de inkoopbehoefte opnieuw op dezelfde manier wordt gerealiseerd. Wat begint als een investeringsbehoefte voor een vrachtwagen (levering) kan eindigen in een opdracht bij een loonwerker/ transporteur (dienst). Contractmanagementactiviteiten nemen toe om ervoor zorg te dragen dat beloftes worden waargemaakt en samenwerking met marktpartijen wordt gesturctureerd.

c.Ambitieniveau 6: Waardecreatie voor de maatschappij

Binnen dit ambitieniveau is de ontwikkeling gericht op waarde creatie voor de maatschappij. De inkoopfunctie wordt nadrukkelijk ingezet als beleidsinstrument om maatschappelijke doelen te bereiken. De organisatie went (d.m.v. externe samenwerking) haar invloed aan om, binnen de sectoren waarin zij een prominente marktpartij is, maatschappelijke doelen op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid en sociale aspecten te creëren. De organisatie werkt actief aan doelstellingen ten aanzien van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) en hanteert hierbij een concern brede integrale benadering.

Toelichting: Er wordt proactief aan MVOI doelstellingen gewerkt. De lat wordt hoger gelegd dan de ondergrens of het gemiddelde in de sector. MVOI-waarde creatie wordt gestimuleerd door zwaardere eisen, gunningcriteria en ingroeipaden. Er wordt maatwerk toegepast en in mindere mate gebruik gemaakt van standaard/ uniforme bepalingen (trendsetter i.p.v. -volger). Tot het taakveld van de inkoopfunctie hoort ook het ketenmanagement. Bijvoorbeeld in relatie tot het realiseren van maatschappelijke waarde door de toepassing van internationale sociale voorwaarden beïnvloed de organisatie niet alleen de eerste schakel in de keten maar ook de relevante schakels in de toeleveringsketen. De focus komt minder te liggen op de inkooptransactie en verschuift naar de opdrachtgeversrol. Er wordt nadrukkelijk geïnvesteerd in contractmanagement competenties en activiteiten. Inkoop- en beleidsmedewerkers werken nauwer en meer continu samen, waarbij de samenwerking niet is beperkt tot het doorlopen van een inkoop-/ aanbestedingsprocedure.

d.Ambitieniveau 7: Waardecreatie door samenwerking markt en organisatie

Wanneer de organisatie haar inkoopfunctie ontwikkeld tot een functie die duurzame relaties met marktpartijen, andere publieke organisaties en overige belanghebbende opbouwt en daarmee publieke waarden realiseert streeft zij ambitieniveau 7 na. Binnen dit ambitieniveau worden de competenties als opdrachtgever en co-creater (samenwerker) verder ontwikkeld. Elementen van burger- en stakeholderparticipatie worden geïntegreerd in het taakveld en de werkwijze van de inkoopfunctie. De traditionele opdrachtgever–/ opdrachtnemer relatie is niet perse het uitgangspunt. Er is ook oog voor publieke waarden die worden gerealiseerd door netwerken van private, publieke, for profit en not for profit organisaties en individuen.

Toelichting: De samenwerking met andere (soortgelijke) organisaties en belanghebbenden wordt vroegtijdig en actief opgezocht. Er worden dynamische netwerken aangelegd waarbij de rol van de organisatie kan wijzigen van opdrachtgever, naar facilitator, verbinder, intermediair, financier etc..

Hulpvragen bij het keuzeproces