1. Opzet periodieke hotspotmonitor en uitgangspunten
Hotspots worden tweejaarlijks geïdentificeerd over voorgaande jaren:
Bij eventuele calamiteiten komt de commissie vaker bij elkaar. Het identificeren van hotspots is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen. De hotspots worden geselecteerd door een commissie archiefhotspots. De commissie wordt tweejaarlijks samengesteld aan de hand van vaste profielen (zie hieronder). Omdat de landelijke criteria voor hotspots (te) breed en algemeen zijn geformuleerd, is het zaak dat de commissie bekijkt of we meer kunnen toewerken naar een Amersfoortse definitie van hotspots met bijbehorende criteria.
Het Team Dienstverlening is verantwoordelijk voor de uitvoering van de monitor en levert een coördinator. De coördinator zal hiervoor ook afstemming zoeken met de gemeentearchivaris.
Profiel interne expert:
- - Is werkzaam bij de zorgdrager;
- - Bij voorkeur een leidinggevende met meerdere beleidsterreinen onder zich;
- - Heeft een overzicht van wat er zich binnen de organisatie van de zorgdrager afspeelt;
- - Kan vanuit het perspectief van de decentrale overheid goed aanduiden wat de hotspots zijn.
Samenstelling commissie archiefhotspots: gemeentearchivaris (vanuit SIO), Teammanager Dienstverlening, communicatieadviseur PCA, jurist JDA, adviseur op bepaald beleidsterrein, informatieadviseur, adviseur Informatieverwerking.
De gemeente benadert ook externe experts zoals bijvoorbeeld een historicus, publicist, lid van historische of oudheidkundige vereniging of directeur van een bedrijf.
De hotspotcommissie komt bij elkaar om een lijst van aspirant-hotspots op te stellen. De commissie draagt voorafgaand aan het SIO een voorstel (conceptversie hotspotlijst) aan.
2. Periodieke uitvoering
Stap 1 Research
De coördinator nodigt de commissieleden uit voor het overleg. Voorafgaand aan het overleg, wordt gevraagd om ter voorbereiding onderzoek te doen naar mogelijke hotspots van de afgelopen twee jaar en deze aan te leveren bij de coördinator.
Stap 2 Strategisch Informatie Overleg
In het SIO wordt de concept hotspotlijst besproken en aangevuld. Aan het eind van het SIO is er een definitieve hotspotlijst van gebeurtenissen van voorafgaande jaren. Van belang is dat zowel positieve (bijvoorbeeld Koningsdag 2019) als negatieve (bijvoorbeeld corona-uitbraak) gebeurtenissen aandacht krijgen.
Bij het benoemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties genoemd worden. Deze zaken vallen vaak al onder de uitzonderingscriteria van de selectielijst, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn geen hotspots. Deze uitzonderingen kunnen worden meegenomen in een aparte tabel van de hotspotlijst, waarin aangegeven wordt op basis van welk uitzonderingscriterium van de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college stelt deze aparte lijst tegelijk met de hotspotlijst vast.
Stap 3 Voorbereiden besluitvorming
De lijst met hotspots die door het SIO is benoemd wordt ingebracht bij het college door de coördinator, naast de lijst van overige uitzonderingen. In het collegevoorstel wordt tevens aandacht besteed aan de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen (onder meer door in te gaan op de relatie tussen hotspots en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Indien aan de orde, wordt vastgelegd dat er een beperking aan de openbaarheid moet worden gesteld voor de betreffende archiefbescheiden.
Stap 4 Vaststellen hotspots en publicatie
Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd. Na vaststelling van de hotspotlijst door het college wordt deze gepubliceerd op de website van de gemeente. Het beleid treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Stap 5 Uitvoering geven aan de hotspotmonitor
Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de betreffende informatie uitgezonderd worden van vernietiging. Hiervoor wordt een informatieoverzicht ingevuld:
Nr. | Informatieobjecten(namen, zaken, dossiers, document(en) | Begin- datum | Eind- datum | Organisatie-onderdeel | Selectielijst
Informatie, die nog niet digitaal beschikbaar is in het archiefsysteem (zoals zaaksysteem of taak specifieke applicatie) wordt hierin opgenomen onder desbetreffend zaaktype en de specifieke omschrijving. Informatie, die al terug te vinden is in een archiefsysteem, zal een codering Hotspotmonitor [specifieke omschrijving] mee krijgen. Als informatie op basis van de selectielijst al blijvend bewaard moet worden, wordt ervoor gezorgd dat deze informatie bij de overige informatie van de hotspot integraal wordt bewaard. Ook op de werkvloer vraagt dit nog wel wat zendingswerk en acties rondom bewustwording.
Archieven of informatie van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard, zijn vaak (nog) niet in het bezit van de gemeente Amersfoort die de hotspotlijst heeft vastgesteld en zullen zo mogelijk worden opgevraagd. De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van Archief Eemland.
Stap 6 Actualiseren
De hotspotlijst zal (indien nodig) tweejaarlijks geactualiseerd én gepubliceerd worden conform de in dit document beschreven procedure.