De klachtbehandelaar bevestigt de formele klachtbehandeling schriftelijk.
Als de klacht mondeling is ingediend, vraagt de klachtbehandelaar de klager om de klacht schriftelijk in te dienen.
De klachtbehandelaar nodigt de klager en de beklaagde uit voor een (hoor)gesprek. Zo mogelijk worden beide partijen in elkaars aanwezigheid gehoord.
Van de hoorzitting wordt een verslag gemaakt, dat aan zowel de klager als aan de beklaagde wordt toegestuurd.
De klachtbehandelaar zorgt ervoor dat de klacht binnen zes weken is afgehandeld. De behandeltermijn kan met vier weken worden verdaagd.