Art. 7.2 Evenementenbeleid — Indieningstermijn

Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om tijdig een vergunningaanvraag te doen. Een aanvraag voor een evenement wordt digitaal ingediend via het formulier op de website van de gemeente Scherpenzeel. Intakegesprek (optioneel) Bij de aanvraag van een evenement dat voor het eerst gehouden wordt in de gemeente kan de vergunningverlener de organisator uitnodigen voor een intakegesprek. Zo’n gesprek is bedoeld voor kennismaking en het informeren van de organisator over de procedure van de vergunningverlening en de aan te leveren gegevens en documenten. In het gesprek komen onderwerpen aan bod die zien op de mogelijke risico’s en hoe die beheerst kunnen worden. Afhankelijk van het type evenement en de daarmee samenhangende risico’s kan er om een veiligheidsplan, verkeersplan of gezondheidsplan worden gevraagd. Ook een wens tot representatie door het gemeentebestuur tijdens het evenement kan aan de orde komen. Na het intakegesprek zorgt de organisator voor het aanleveren van de nog ontbrekende gegevens. Bij A- en B-evenementen moet de aanvraag uiterlijk 8 respectievelijk 12 weken voorafgaande aan het evenement zijn ingediend bij de gemeente. Bij C-evenementen geldt een termijn van indiening van 20 weken voorafgaande aan het evenement. Ook een organisator kan, als daar behoefte aan is, vragen om een gesprek met de gemeente (vergunningverlener) over zijn of haar aanvraag/aanvragen. Vergunningaanvraag Als de aanvraag binnenkomt, wordt eerst bekeken of deze op de juiste manier en compleet is aangevraagd, of alle benodigde bijlagen aanwezig zijn en of deze inhoudelijk voldoen. Alle gevraagde informatie moet naar waarheid en volledig door de aanvrager zijn ingevuld en aangeleverd. Een aanvraag moet voldoen aan de volgende eisen: is de aanvraag volledig en naar waarheid ingevuld? is de vergunning binnen de termijn aangevraagd? zijn alle benodigde bijlagen aanwezig (overzichtstekening/ plattegrond, inrichtingstekening, verkeerstekening, verkeersplan, veiligheidsplan inclusief draaiboek, constructiegegevens van tenten/bouwwerken)? zijn er op de dag van opbouw tot en met de afbouw andere evenementen op de aangevraagde locatie (samenloop)? Op het aanvraagformulier staat vermeld welke bijlagen aangeleverd moeten worden bij de vergunningaanvraag. Dit is afhankelijk van het soort evenement en de classificatie. Daarnaast moet altijd een overzichtstekening van het evenemententerrein aangeleverd worden. Veiligheidsplan (ook wel calamiteitenplan genoemd) Bij A-evenementen kan worden volstaan met een draaiboek en een omschrijving van de onderdelen van het evenement, een overzichtstekening van het evenemententerrein, de contactgegevens van de organisatie en een beschrijving van het algemene ontruimingsprotocol. Bij B-evenementen en bij alle C-evenementen is in ieder geval ook een veiligheidsplan verplicht. Hierin staan onder meer: de dagen en tijden van op- en afbouw een beschrijving van de verschillende onderdelen van het evenement het tijdschema van de verschillende onderdelen contactgegevens van de organisatie een beschrijving van de genomen maatregelen op het gebied van onder meer verkeer, milieu, openbare orde en veiligheid een beschrijving van de (ontruimings-) protocollen bij bepaalde scenario’s (bijvoorbeeld brand, slecht weer, vermissing, letsel, bommelding) Verkeersplan / verkeerstekening Met name B- en C-evenementen kunnen consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Omwille van een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid. Ook kunnen grote aantallen bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator moet maatregelen treffen om de bereikbaarheid zoveel mogelijk te waarborgen en de gevolgen voor het verkeer te beperken. De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid, zowel voor bezoekers als voor deelnemers. Eventuele parkeeroverlast als gevolg van de activiteiten moet zoveel mogelijk worden voorkomen. In het verkeersplan worden alle verkeerstechnische maatregelen beschreven. Ook moet hierbij een verkeerstekening worden toegevoegd. Op de tekening dient duidelijk aangegeven te zijn: alle wegen die worden afgesloten wat voor tijdelijke verkeersmaatregel waar wordt gebruikt locaties van beroeps- of evenementenverkeersregelaars eventuele omleidingen fietsenstallingen parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van het publiek parkeerplaatsen voor gemotoriseerd verkeer van deelnemers Soms worden de verkeersmaatregelen al meegenomen in het veiligheidsplan en kan worden volstaan met een aanvullende verkeerstekening. Dit is geheel afhankelijk van de aard van het betreffende evenement. Ook kan de organisator verplicht worden om verkeersregelaars in te schakelen. Dit kunnen evenementenverkeersregelaars zijn of beroepsverkeersregelaars. Evenementenverkeersregelaars moeten vooraf door de burgemeester worden aangesteld. De gemeente maakt hiervoor gebruik van de Stichting Verkeersregelaars Nederland. Kijk hiervoor op www.verkeersregelaarsexamen.nl Niet tijdig ingediende of onvolledige aanvraag Als de organisator zich bij de aanvraag niet houdt aan de geldende aanvraagtermijn, waardoor een zorgvuldige advisering en belangenafweging niet mogelijk is, dan kan de gemeente besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb). Als bij een aanvraag bijlagen ontbreken of andere belangrijke informatie wordt niet aangeleverd, dan wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld dit alsnog binnen twee weken aan te leveren. Als de aanvrager hier niet aan voldoet, kan de gemeente alsnog besluiten de aanvraag niet verder in behandeling te nemen (artikel 4:5 Awb).

Indieningstermijn

Verwijzingen

Rechtspraak bij dit artikel