Taakblad 9: Algemene werkzaamheden VTH
Toelichting taak
Naast de reguliere taken zijn ook andere taken relevant voor een goede uitvoering van de VTH-taken, zie hieronder de taakomschrijving van Algemene Werkzaamheden. Kwaliteitszorg: Opstellen, begeleiden en monitoren van de uitvoering van de U&HS, het uitvoering- en handhavingsprogramma, het evaluatieverslag en andere beleidsdocumenten die met VTH te maken hebben. De werkzaamheden kennen een cyclisch karakter en vloeien met name voort uit onderdelen van de P&C-cyclus (waaronder het opmaken van het evaluatieverslag en kwartaalrapportages) en de Big 8-beleidscyclus; Advies aan bestuur en collega’s over de voor ons relevante ontwikkelingen; Bewaken van de kwaliteit van (werk)processen. Bevorderen en onderhouden van de kennis en deskundigheid door trainingen en opleidingen. Beleidsnota’s en informatienota’s: zorgdragen voor het opzetten, ontwikkelen en actualiseren van adequate juridische programma’s, beleidsnota’s en management- en sturingsinformatie Procesinrichting en informatiebeheer voor alle VTH-werkzaamheden met betrekking tot de informatie die via onze applicaties wordt ontsloten, alsmede de procesinrichting van onze werksystemen. Bedrijfsvoering: Dit omvat allerlei werkzaamheden in het kader van bedrijfsvoering, niet zijnde bedrijfsvoering die specifiek in een andere categorie terugkomt. Voorbeelden van bedrijfsvoering binnen deze categorie zijn: planning en controlecyclus, budgetbeheer, voorbereidingen portefeuillehoudersoverleg, alle structurele werkoverleggen van teamleden, legescontrole en nota administreren. Hieronder verstaan we ook het bijhouden van juridische ontwikkelen en training en opleiding. Deze taken worden door verschillende medewerkers uitgevoerd. De jurist handhaving is in eerste instantie belast met het opstellen van de VTH-documenten.
Prognose
Kwaliteitszorg VTH De wetgever stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de uitvoering van VTH taken. Hiervoor gelden wettelijke procescriteria die stelt dat de organisatie tijdig en volledig aan die kwaliteitscriteria dient te voldoen en ook blijft voldoen. Voor een kleine gemeente als Asten is het een pittige klus om de cyclus rond te krijgen. Procesinrichting en informatiebeheer (rapportages en inrichting PowerBrowser) VTH breed is data van belang voor o.a. het opstellen van het uitvoeringsprogramma, het monitoren/evalueren in hoeverre dit uitvoeringsprogramma (en daarmee de beleidsmatige doelen) behaald worden en voor sturingsdoeleinden zoals het bijstellen van het programma, beleid en/of middelen. Met de overgang naar de nieuwe vakapplicatie PowerBrowser en vanwege knelpunten in de techniek en capaciteit, was in 2022 en 2023 niet alle benodigde data beschikbaar en werd tussentijdse monitoring/rapportages en daarmee de aansturing belemmerd. Voor 2025 staat dan ook op het programma om de nieuwe vakapplicatie verder in te richten en dit in de organisatie te implementeren, zodat de benodigde data tijdig en zo mogelijk ook automatisch (op gezette tijden) gegeneerd kan worden. Dit betekent onder meer dat het systeem verder technisch ingericht wordt en beter aansluit op de werkprocessen die we uitvoeren, er een uniforme werkwijze voor de registratie wordt afgesproken en vastgelegd in werkprocessen, er systeemchecks plaatsvinden op ontbrekende gegevens, hierop gestuurd wordt, medewerkers hierin ondersteund worden door de administratie en waar nodig aanvullende trainingen volgen en/of uitleg krijgen. Bij het team vergunningen is al een aardig slag gemaakt. Het team LHV dient hier in 2025 extra capaciteit op in te zetten. De uren hiervoor zijn opgenomen in dit taakblad onder ‘procesinrichting en informatiebeheer’. Incidentele en reguliere overleggen Onder andere maar niet uitputtend: Intaketafel We maken in onze gemeente gebruik van de interne intaketafel. Het doel van de intaketafel is om te bepalen of een initiatief wenselijk. Als een initiatief wenselijk is dan wordt bepaald of deze kansrijk is. De behandelaar van de zaak maakt gebruik van een zogenaamde checklist. Regionale omgevingstafel Onder de paraplu van het regionale Omgevingswet-programma zijn er afspraken vastgelegd over de samenwerking binnen de processen, denk aan momenten van samenwerking, de uitwisseling van informatie en levertermijnen. Tijdens een regionale omgevingstafel wordt een integrale afweging gemaakt met betreffende ketenpartners volgens deze samenwerkingsafspraken. Coördinatie VTH stakeholders/ketenpartners (inclusief extern overleg) Met de toename van de complexiteit en omvang van de maatschappelijke opgave, realiseren wij ons dat geen enkele gemeente in staat is die alleen op te lossen. Ook onze gemeente heeft de samenwerking met andere partners nodig. Coördinerende, interne en externe advies- en onderzoeksuren maken tevens deel uit van de VTH-cyclus en het is van belang deze inzichtelijk te maken, zodat hierop gestuurd kan worden. Samenwerking is belangrijk. De gemeente is de verbinding en aanspreekpunt met de overtreder als er tot handhaving wordt overgegaan.Hieronder valt het afstemmen en samenwerken met de samenwerkingspartners in de regio, zoals: ODZOB: Contact behouden en sturen werkzaamheden ODZOB; Accounthoudersoverleggen verbonden partijen; Begeleiden en adviseren m.b.t. bestuursvergaderingen verbonden partijen. VRBZO: Opdrachtformulering afstemmen met VRBZO en input leveren voor regionaal uitvoeringsprogramma VRBZO Actualiseren beleid Binnen het werkveld VTH is de wetgeving continue in beweging. Actualisatie Bibob-beleid: In deze beleidsperiode gaan we het Bibob-beleid actualiseren binnen het kader van de Omgevingswet en van de Brabantse Norm Weerbare Overheid. De Brabantse Norm Weerbare Overheid is een initiatief van de provincie Noord-Brabant om de integriteit van de overheid te waarborgen en weerbaar te zijn tegen ondermijnende invloeden van georganiseerde criminaliteit. Het is een aanvulling op het landelijke Bibob-beleid en benadrukt het belang van een integrale aanpak van ondermijning door verschillende overheden en instanties. Pre-mantelzorgwoningen-beleid: In deze beleidsperiode gaan we beleid beschrijven voor mantelzorg woningen.
Omvang taak en benodigde capaciteit
Activiteiten Aantal (omvang) Kengetal (in uren) Prognose 2025 totaal uren per type Benodigd fte nodig per type Beleidscyclus VTH 1400 1,01 procesinrichting en informatiebeheer 1400 1,01 incidentele en reguliere overleggen 1200 0,86 coördinatie VTH stakeholders / ketenpartners 500 0,36 Actualiseren/opstellen beleid 1150 0,83 opleidingen/trainingen 1100 0,79 Totaal benodigd aantal uren/fte 6.750 4,86 Voor dit taakblad zijn de verwachte aantallen hieronder weergegeven:
ActiviteitenAantal (omvang)Kengetal (in uren)Prognose 2025 totaal uren per typeBenodigd fte nodig per type
Beleidscyclus VTH14001,01
procesinrichting en informatiebeheer14001,01
incidentele en reguliere overleggen12000,86
coördinatie VTH stakeholders / ketenpartners5000,36
Actualiseren/opstellen beleid11500,83
opleidingen/trainingen11000,79
Totaal benodigd aantal uren/fte6.7504,86
Indicatoren
Jaarlijkse kwaliteitsmeting VTH; Beoordeling IBT-rapportage (niveau van score); Aantal doorgevoerde verbeteracties van het IBT van de provincie Noord-Brabant.
Koppeling met strategisch doel en subdoelstellingen
We leveren door het uitvoeren van deze taken een bijdrage aan het strategische doel uitvoeringskwaliteit en de volgende specifieke subdoelstellingen uit de U&HS: Borging uitvoeringskwaliteit van afgehandelde vergunning- en handhavingszaken: Van de meest voorkomende processen maken we een werkbeschrijving en waar nodig richten we de zaaksystemen hierop in. Dit gebeurt door een projectmatig aanpak met de collega’s van team DIV, waarbij we gebruik maken van de reeds opgedane kennis bij vergunningverlening. Uniforme afhandeling van vergunning-, toezicht- en handhavingszaken: Actualiseren en actueel houden van (handboek met) werkprocessen en protocollen, door jaarlijks te screenen op actualiteit. Borging uitvoering door interne kwaliteitscontroles. Dit gebeurt door de VTH medewerkers binnen de werkoverleggen per domein. Werken aan de kwaliteit van onze besluitvorming. We stimuleren het zelflerend vermogen van de organisatie als het gaat om de feedback die wij halen uit de bezwaar en beroepschriften. Dit doen we door middel van intervisie tijdens de werkoverleggen.