**1..** De ambtelijk voorbereider van de commissie belegt de vergaderingen en zorgt dat de agenda, bij voorkeur drie werk dagen van te voren wordt verzonden, tezamen met de voor een goede beoordeling noodzakelijke tekeningen, foto’s en verklarende teksten, alsmede het verslag van de vorige vergadering.
**2..** De commissie adviseert schriftelijk en gemotiveerd per plan. De commissie-secretaris stelt een geanonimiseerd verslag op van de vergaderingen van de commissie. Het verslag van de beraadslagingen van de commissie kan worden opgevat als de motivering behorend bij het positieve of negatieve advies. Het advies geeft aan op welke toetsingscriteria de beoordeling is gebaseerd.
**3..** De commissie-secretaris stelt het bevoegd gezag in kennis van de uitgebrachte adviezen/pre-adviezen en of gespreksverslagen.
**4..** Zodra het advies wordt uitgebracht, wordt het advies gevoegd bij het plan (de aanvraag voor een omgevingsvergunning of vooroverleg-plan).
**5..** Het advies kan worden gecombineerd met suggesties voor beleid of processen. Deze suggesties zijn vrijblijvend en staan duidelijk los van de conclusie van het advies zelf.
**6..** Bij geïntegreerde omgevingskwaliteit- en monumentenadviezen wordt in het advies zichtbaar onderscheid gemaakt tussen de monumentenbeoordeling en de omgevingskwaliteitsbeoordeling.
Artikel 15.
Notulering en dossiervorming
Onderdeel van Reglement van orde van de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit gemeente Asten 2024