Om een evenement goed te kunnen voorbereiden moeten alle partijen voorzien van de juiste informatie. Door middel van de onderstaande planvorming kan een organisator de gewenste informatie op een gestructureerde wijze aanbieden aan alle adviseurs.
Risicoanalyse:
In de risicoanalyse worden verschillende scenario’s besproken. Voor elk scenario wordt de kans van plaatsvinden (groot, gemiddeld, laag) gewogen en welk effect dit heeft op het evenement (groot, gemiddeld, laag).
Voor de scenario’s waarvan de kans en het effect gemiddeld of laag is worden de te nemen maatregelen opgenomen in de onderliggende planvorming.
Voor de scenario’s waarvan de kans en/of het effect groot is, of waarvoor geen maatregelen te nemen zijn (de zogenaamde restrisico’s) worden speciale handelingsperspectieven voor die specifieke scenario’s geschreven, de zogenaamde maatscenario’s.
Calamiteitenplan:
In het calamiteitenplan worden de maatscenario’s voor de restrisico’s besproken.
Organisatieplan:
In het organisatieplan wordt het evenement uiteengezet. Hierbij gaat het om de organisatiestructuur, communicatieschema, omschrijving van de activiteiten.
Indelingstekening:
Op een indelingstekening van het evenemententerrein zijn alle objecten op schaal ingetekend (voorkeur voor 1:100 of 1:150). Indien het evenemententerrein afgehekt is dienen de nooduitgangen en de reguliere in- en uitgangen ingetekend te zijn.
Beveiligingsplan:
In een beveiligingsplan wordt aangegeven hoe de veiligheid tijdens het evenement gewaarborgd wordt. Er wordt aangegeven welk beveiligingsbedrijf wordt ingehuurd en de inzet van beveiligers wordt uiteengezet. Daarnaast worden diverse scenario’s waar de beveiliging tegen aan kan lopen besproken en hoe hier op geacteerd wordt.
Verkeersplan:
In een verkeersplan wordt omschreven hoe de verkeersstromen gereguleerd worden en waar de parkeergelegenheden zijn. Er wordt aangegeven welk verkeersbedrijf wordt ingehuurd, en de inzet van verkeersregelaars en de plaatsing van borden wordt uiteengezet. Daarnaast wordt er aangegeven welke personen welke verantwoordelijkheden dragen tijdens het evenement met betrekking tot verkeer. Tot slot worden de calamiteitenroutes voor de hulpdiensten en de vluchtroutes voor het publiek aangegeven. Bij een verkeersplan zijn altijd plattegronden bijgevoegd waarop het verkeersplan ingetekend is.
Gezondheidsplan:
In een gezondheidsplan wordt omschreven op welke wijze er voorzien is in een medische organisatie en welk bedrijf dit gaat doen. De inzet van het aantal personen, de taken die de medische organisatie heeft, of er gewerkt wordt met een statische medische post of een dynamische inzet met mobiele teams en de locatie(s) van de medische organisatie worden uiteengezet. Daarnaast wordt er aangegeven welke personen welke verantwoordelijkheden dragen tijdens het evenement met betrekking tot de gezondheidzorg.
Daarnaast wordt omschreven waar en welke toiletvoorzieningen worden geplaatst en welke maatregelen worden genomen ten behoeve van het voorkomen van infectieziektes.
Geluidsplan:
In het geluidsplan wordt omschreven op welke wijze het muziek ten gehore wordt gebracht en hoe het volume (dB(A)) gedurende de dag opgebouwd wordt. Daarnaast wordt beschreven welke maatregelen de organisator neemt om de geluidsuitstraling naar de omgeving te beperken.
Afvalplan:
In het afvalplan wordt omschreven op welke wijze de organisatie omgaat met afval gedurende het evenement, de wijze van gescheiden afval inzamelen en het afvoeren van het afval na afloop van het evenement.
Overige planvorming:
In het kader van maatwerk kan het voorkomen dat voor zaken die niet besproken worden in de bovenstaande planvorming een apart plan wordt opgevraagd.
Advisering evenementencommissie
Bij B- en C-evenementen wordt de risico-aanpak gehanteerd. Het evenement wordt integraal voorbereid in de evenementencommissie. De evenementencommissie bestaat uit de beleidsmedewerker APV & bijzondere wetten, de beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid, de beleidsmedewerker Verkeer, de evenementencoördinator van de politie, de adviseur van de GHOR, de adviseur van de ODijmond. Daarnaast kunnen indien gewenst andere partners, zoals de VrZW, Recreatieschap Twiske-Waterland, de buurgemeenten aanschuiven tijdens bijeenkomsten van de evenementencommissie.
Gedurende een bijeenkomst wordt de planvorming gezamenlijk met de organisator en de adviseurs besproken en indien nodig aangescherpt. Voor dit proces kunnen er meerdere bijeenkomsten nodig zijn. (processtap 4).
Na de laatste bijeenkomst word de officiële aanvraag en planvorming ingediend door de organisator. Dit wordt ter advies voorgelegd aan de adviseurs. De adviestermijn voor de adviseurs is vier weken.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.2.
Artikel 5.2.3.
Planvorming
Onderdeel van Evenementenbeleid gemeente Landsmeer 2020