**1..** Iedere inkoop- en aanbesteding van werken boven de € 10.000 en voor leveringen en diensten boven de € 5.000 wordt gehandeld op basis van de procesbeschrijving ‘offerte uitvraag’, zoals die is opgenomen in het gemeentelijk zaaksysteem.
**2..** Tijdens het inkoop- en aanbestedingstraject worden op basis van de Archiefwet 1995, en alle toekomstige wetgeving die de Archiefwet 1995 geheel of gedeeltelijk vervangt, relevante documenten, mails e.d. opgeslagen in het gemeentelijk zaaksysteem. Deze archivering is ook noodzakelijk voor de openbare verantwoording via o.a. een spendanalyse, VIC (verbijzonderde interne controle) en de rechtmatigheidscontrole.
**3..** Iedere afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de eigen contracten en verplichte opname in het gemeentelijk Zaaksysteem. Op termijn wordt als ondersteuning op basis van de registraties in het gemeentelijk zaaksysteem een niet-openbare inkoop- en aanbestedingskalender gegenereerd. Deze ‘kalender’ kan dan als instrument gebruikt worden voor het beheer van raamovereenkomsten, meervoudige en meerjarige inkoop- en aanbestedingscontracten. Tot aan het moment dat een dergelijk bestand via het zaaksysteem gegenereerd kan worden, blijven de afdelingen het contractenbeheer op de gebruikelijke wijze continueren.
**4..** Opdrachten binnen door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budgetten worden vanuit de geldende mandaatregeling en de regels van het budgethouderschap, voor zover binnen de regelgeving en de gebruikelijke procedures mogelijk en toegestaan is, ambtelijk afgehandeld.
Artikel 6
Richtinggevend beleid procesmatig ambtelijk handelen
Onderdeel van Beleidsregels Inkoop en aanbesteden Midden-Delfland 2025