Voorzieningen zijn er om geld opzij te zetten voor het betalen van een risico of verplichting waarvan zeker is dat het zich voordoet maar waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden nog onzeker is. In een aantal gevallen is het vormen van een voorziening een wettelijke plicht. Er zijn ook voorzieningen waar de gemeenteraad een keuze heeft om ze in te stellen.
Wettelijk verplichte voorziening
Het instellen van een voorziening is verplicht als er sprake is een van onderstaande situaties.
De omvang van verplichtingen of verliezen is op de balansdatum nog onzeker, maar wel redelijkerwijs in te schatten.
Voorbeelden hiervan zijn juridische claims waarover de rechter nog uitspraak moet doen of een voorziening voor pensioenen van wethouders.
De omvang van bestaande risico’s is redelijkerwijs in te schatten.
Als de omvang van een risico is in te schatten, moet dit geld gereserveerd worden in een voorziening. Als de omvang niet in te schatten is, dan is het risico onderdeel van de gemeentelijke risico-inventarisatie.
Er is sprake van toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35,eerste lid, onder b.[1]
Voorbeeld hiervan is de rioolheffing.
Vrije keuze voorziening
Wanneer er sprake is van activiteiten waar de kosten onregelmatig gespreid zijn over de begrotingsjaren kan de gemeenteraad kiezen om hier een voorzienig voor in te stellen. Dit komt vaak voor bij het groot onderhoud van kapitaalgoederen zoals wegen, waterwegen, riolering en gebouwen.
De raad kan in deze gevallen ook besluiten om de kosten in de meerjarenraming op te nemen (exploitatie) of om de kosten te egaliseren met behulp van een reserve.
Als de keuze van de raad valt op een egalisatievoorziening dan kan deze alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een actueel beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Een beheerplan is actueel als het niet ouder is dan 5 jaar.
Mutaties ten gunste van onderhoudsvoorzieningen hebben een structureel karakter. Mutaties in bestemmingsreserves onderhoud zijn incidenteel.
Afspraken over voorzieningen in Buren
De wetgever bepaalt in een aantal specifieke gevallen dat het college een voorziening in moet stellen (zie bijlage 1 “Bepalingen BBV”, artikel 44)
Het instellen van een onderhoudsvoorziening gebeurt op basis van een raadsbesluit.
In het raadsvoorstel voor het instellen van een voorziening wordt het volgende opgenomen:
de naam van de voorziening;
het doel waarvoor de voorziening gevormd wordt;
de planning en onderbouwing van de stortingen en bestedingen;
de looptijd;
de reden waarom er gekozen wordt voor een voorziening
De omvang van de voorziening is gelijk aan de onderliggende verplichtingen.
De voeding van/toevoeging aan een voorziening vindt plaats vanuit het betreffende taakveld op de exploitatie.
De werkelijke kosten die gemaakt worden voor het doel waar de voorziening gevormd is, worden rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht.
Als een voorziening te hoog is doordat verplichtingen vrijvallen of risico’s afnemen dan valt dat gedeelte van de voorziening vrij ten gunste van het betreffende taakveld op de exploitatie.
Als een voorziening die gevormd is uit bijdragen van derden te hoog is, dan moet het overschot ingezet worden
om de tarieven naar beneden bij te stellen of
om het terug te betalen aan de inwoners.
Een voorziening vervalt als de verplichting of het risico, waarvoor de voorziening gevormd werd, niet meer bestaat.
Voorzieningen die niet wettelijk verplicht zijn, worden opgeheven door de gemeenteraad.
Na het vervallen of besluit tot opheffen van een voorziening worden de resterende middelen geboekt op het betreffende taakveld van de exploitatie.
[1] Artikel 35,eerste lid, onder b: Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.
Bijlagen:
1. Bepalingen BBV
2. Bepalingen Financiële verordening gemeente Buren 2023
Artikel 4.
Verdieping op de voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Buren 2024