(artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de consulent leerrecht-/plicht en de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisregistratie personen (Wet BRP) opgenomen personen in de leeftijd van 4 tot en met 22 jaar. De bewaartermijn van de gegevens is conform de selectielijsten van de Archiefwet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Politie Gegevens (Wpg). Indien er geen bewaartermijn is aangegeven, stelt de gemeente zelf een redelijke bewaartermijn.
De mutaties in de basisregistratie personen met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden ten minste wekelijks en zo mogelijk dagelijks in de leerlingenadministratie verwerkt.
De administratief medewerker controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en uitschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn. De consulent leerrecht-/plicht onderneemt actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke zijn gebleven.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan roept de consulent leerrecht-/plicht de directeur op voor een gesprek en houdt hiervan een dossier bij.
De consulent leerrecht-/plicht kan het verwijtbaar in gebreke blijven van de directeur signaleren bij de Inspectie voor het Onderwijs, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.
De administratief medewerker controleert aan het begin van het schooljaar en daarna wekelijks of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Bij een vermoeden van absoluut verzuim wordt een brief verstuurd aan de ouders en indien nodig wordt er contact opgenomen met de laatste school van inschrijving. In de brief naar ouders is aangegeven dat binnen 10 werkdagen gereageerd dient te worden. Als wordt terug gemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving, dan wordt dit gecontroleerd. Wanneer er geen reactie is gekomen op een tweede brief en de verdenking van absoluut verzuim blijft bestaan, volgt een actie zoals omschreven in artikel 8 van deze instructie (absoluut verzuim).
Bij een uitschrijving van de ene school, dient voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een inschrijving bij een andere school geregistreerd te worden. Als deze registratie niet sluitend is, wordt in eerste instantie contact opgenomen met de school die de uitschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) heeft gemeld. Indien deze school geen duidelijkheid kan verschaffen, wordt schriftelijk of telefonisch contact opgenomen met de ouders van de jongere.
Bij verhuizing buiten de regio worden de administratieve gegevens doorgestuurd naar de nieuwe woongemeente. Het leerlingdossier wordt alleen overgedragen indien dit wordt opgevraagd.
Artikel 3.
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de consulent leerrecht-/plicht van de gemeente Dijk en Waard