Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen betreffende documenten getroffen:
Documenten betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
Van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
Documenten betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen c.q. een kopie verstrekt aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld c.q. een kopie verstrekt aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Documenten betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en
Documenten betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar (met ingang van nieuwe Archiefwet wordt de termijn 10 jaar) ter beschikking worden gesteld c.q. een kopie worden verstrekt aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
Hoofdstuk 5.
Artikel 23.
Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Onderdeel van Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Tilburg 2025