De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte documenten omvat:
De opname en het beheer van de documenten in de archiefbewaarplaats;
Het bijhouden welke documenten beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze, voor welke termijn en de reden(en) waarom beperkingen zijn opgelegd;
Het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde documenten ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens evenals afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
Het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare documenten;
Het uitlenen van documenten aan overheidsorganen en particulieren, die documenten hebben overgedragen;
Het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en
Het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.
Hoofdstuk 5.
Artikel 24.
Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
Onderdeel van Beheerregeling informatiehuishouding gemeente Tilburg 2025