3.2.1 Onderverdeling materiële vaste activa
De materiële activa dienen onderverdeeld te worden in:
a) Investeringen met een economisch nut;
b) Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
c) Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
a) Economisch nut
MVA hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Alle investeringen met economisch nut moeten worden geactiveerd. Een uitzondering is gemaakt voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Deze mogen op grond van artikel 59 lid 2 van het BBV niet worden geactiveerd.
b) Economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven
Indien bij MVA met een economisch nut het genereren van middelen gebeurt of kan gebeuren middels het vragen van rechten of heffingen, dan spreekt het BBV van MVA met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Een voorbeeld is investeringen in de aanleg van riolering. De waardering van deze activa is gelijk aan de waardering van de MVA met economisch nut waarvoor geen heffing kan worden geheven.
c) Maatschappelijk nut
MVA in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, bruggen en groenvoorzieningen.
3.2.3 Ondergrens voor activeren
Het wel of niet activeren heeft zowel bestuurlijke als administratieve gevolgen. Voor zover kosten die niet worden geactiveerd, passen binnen de vastgestelde begroting ligt het budgetrecht bij het college. Voor kosten die worden geactiveerd ligt het budgetrecht bij de gemeenteraad en is een apart kredietbesluit nodig. Daar komt bij dat investeringen leiden tot activa op de balans waarvan tijdens de levensduur het bestaan moet kunnen worden aangetoond. Ook is er de financiële verwerking van activa in rente en afschrijvingslasten. Uit het oogpunt van het in de hand houden van administratieve lasten is het van belang een ondergrens te hanteren voor het activeren van investeringsbedragen.
De gemeente Baarn hanteert een ondergrens van € 30.000 en een gebruiksduur vanaf drie jaar. Investeringen tot een bedrag van € 30.000 en een gebruiksduur korter dan drie jaar worden rechtstreeks in de exploitatie verantwoord.
3.2.3 Activeren in het geheel van een materieel actief
Een te activeren object/kapitaalgoed (zoals een brug of kantoorpand) bestaat uit verschillende samenstellende bestandsdelen (pijlers, wegdek, reling resp. gebouw, installaties, vloerbedekking) waarvan ieder bestanddeel een verschillende levensduur/afschrijvingstermijn heeft. De gemeente kiest er voor om een materieel actief in zijn geheel te activeren en één afschrijvingstermijn voor dit geheel te hanteren in plaats van verschillende afschrijvingstermijn. De onderdelen die een kortere gebruiksduur hebben dan de vooraf bepaalde gebruiksduur van het gehele actief, en dus eerder vervangen moeten worden, vallen onder het groot onderhoud. Via het gevormde onderhoudsvoorziening worden de kosten van toekomstig groot onderhoud gelijkmatig gespreid worden in de tijd.
Met andere woorden, de componentenmethode wordt niet toegepast.
3.2.4 Onderscheid levensduur verlengende investeringen en onderhoud
Levensduur verlengende investeringen, vervangingsinvesteringen en onderhoud loopt qua terminologie en financiële handelwijze nogal eens door elkaar heen. Deze paragraaf omvat bepalingen over het onderscheid en de toe te passen regelgeving hierbij.
Het merendeel van de investeringen die de gemeente doet, is ter vervanging van (onderdelen van) een bestaand activum. Denk daarbij aan het vervangen van een weg, een riolering of een installatie in een gebouw. De aanleiding om te investeren is vaak dat de technische staat niet meer voldoet, wat binnen gemeenten over het algemeen wordt betiteld als ‘er is een onderhoudsbehoefte’ of dat ‘groot onderhoud’ moet worden uitgevoerd. Het onderscheid dat het BBV tussen beide maakt is dat 'levensduur verlengende investeringen leiden tot een substantiële levensduurverlenging of waarde verhoging van betreffend actief. Bijvoorbeeld, het renoveren (= vernieuwen naar de huidige maatstaven en normen) van een gebouw. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.'
Uiteindelijk bepaalt de aard van de werkzaamheden of de kosten moeten worden geactiveerd of niet. Als de werkzaamheden vallen binnen de hiervoor genoemde definitie van onderhoud worden de kosten ten laste van de exploitatie verantwoord. Wanneer sprake is van vervanging van (een onderdeel van) een bestaand activum, of een levensduur verlengende investering, worden de kosten geactiveerd.
Kosten van groot cyclisch onderhoud (indien niet levensduur verlengend of niet waarde verhogend) mogen niet worden geactiveerd en worden ten laste van de exploitatie gebracht of bij aanwezigheid, van de voorziening groot onderhoud. Kosten van groot onderhoud ontstaan na een langere gebruiksperiode van een object en zijn veelal ingrijpend van aard en betreffen een groot of belangrijk deel van het object. Voorbeeld zijn o.a. het vernieuwen van de bitumen laag van het dak van een gebouw of de toplaag van een weg.
Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud zijn aan te merken als onderhoud, deze dienen ineens ten laste van de exploitatie (of van de voorziening groot onderhoud) te worden gebracht. Achterstallig onderhoud kan ook worden verholpen door het gehele investeringsgoed (versneld) te vervangen door bijvoorbeeld een renovatie van een gebouw of een vervanging van een weg. In dat geval is, ook al is de aanleiding achterstallig onderhoud, er sprake van kosten die moeten worden geactiveerd.
Kosten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Het gaat hierbij om periodieke kosten die noodzakelijk zijn om het object in goede staat te houden tegen een van tevoren vastgesteld kwaliteitsniveau. Hierbij moet worden gedacht aan maatregelen die noodzakelijk zijn om het object blijvend naar behoren te laten functioneren of haar representativiteit te laten behouden. Voorbeelden van regelmatig voorkomende onderhoudskosten betreffen onder meer het reinigen van rioolstelsels of het plegen van onderhoud aan installaties.
Hoofdstuk 3 Activeren
Artikel 3.2 Materiële vaste activa
Artikel 3.2 Materiële vaste activa
Onderdeel van Nota Investeren, activeren en afschrijven 2024 -2029