Gemeentelijke organisatie in relatie tot evenementen

Dit stuk beschrijft wat evenementenorganisatoren van de gemeente mogen verwachten en de wijze waarop de gemeentelijke dienstverlening m.b.t. evenementen is ingericht. Wij gaan uit van twee verantwoordelijkheden:

1. Primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde & veiligheid, gezondheid en bescherming milieu. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. De rollen en taken die hiermee gemoeid zijn, zijn belegd binnen het cluster Openbare Orde en Veiligheid. Primair is ook het verkeersplan. Toetsing hiervan is belegd bij de afdeling verkeer en mobiliteit.

2. Secundaire verantwoordelijkheid: subsidieverlening. Indien een evenement maatschappelijk van aard (niet commercieel) is en een bijdrage levert aan de geldende beleidsdoelstelling(en) kan een evenement in aanmerking komen voor subsidie. De subsidie aanvraag wordt ingediend middels het digitale subsidieproces. De aanvraag wordt behandeld en beoordeeld door het beleidsteam dat verantwoordelijk is voor het beleid waarop het evenement betrekking heeft bijv. sport, cultuur, erfgoed, maatschappelijke ontwikkeling etc.

Organisaties in de gemeente Bergen op Zoom kenmerken zich door hun actieve en betrokken houding. Dit zien we terug in het aantal activiteiten/ evenementen dat in de stad en de dorpskernen worden georganiseerd. Het evenementenbeleid is niet centraal belegd en aanspreekpunten zijn onvoldoende bekend. Hier gaan we verandering in aanbrengen.

Vergunningsprocedure

Het gemeentelijk evenementenloket is een centraal in de gemeentelijke organisatie gepositioneerd team. Het is voor organisatoren eenvoudig en transparant om met hen (de gemeente) in contact te komen en bestaat uit de volgende deelteams:

Evenementencoördinator

Om meer sturing te hebben op veiligheidsaspecten wordt indien nodig bij (risicovolle) evenementen een overleg gevoerd tussen de organisator en de relevante veiligheidsdisciplines. Hierbij worden afspraken gemaakt over de voorwaarden van de vergunning en het naleven van deze voorschriften met als doel het borgen van de openbare orde en veiligheid. Afhankelijk van de aard en de locatie van het evenement wordt bepaald welk type toezicht nodig is.

Toezicht en handhaving

De controle op de naleving van de werkzaamheden en maatregelen zoals opgenomen in de vergunningsaanvraag wordt uitgevoerd door een buitengewoon opsporingsambtenaar (boa). Bij een geconstateerde overtreding, vindt allereerst overleg plaats met de organisatie met als doel de overtreding te beëindigen. Indien er sprake is van een acute veiligheidssituatie, wordt er conform handhavingsbeleid opgetreden, indien noodzakelijk in afstemming met de veiligheidsdiensten. Bij ernstige overtredingen kan een evenement stilgelegd worden. Op termijn kan dit gevolgen hebben voor een volgende evenementenaanvraag.

Serviceteam

Het Serviceteam vormt een decentraal team, de leden van dit team (bestaande functies) vallen inhoudelijk en hiërarchisch in verschillende vakgroepen, nl: Openbare Orde en Veiligheid, Vrijetijdseconomie, Communicatie, Kabinetszaken en Beheer & Onderhoud. Het doel van het serviceteam is om organisatoren te ondersteunen met uitleg en/of advies gericht op het optimaliseren van de evenementen.

De medewerkers van het Evenementenloket zijn het aanspreekpunt voor alle vragen die te maken hebben met het vergunnen van een evenement. Vragen over locaties, organisatie, veiligheid, duurzaamheid of financiën kunnen gesteld worden aan de evenementencoördinator. De leden van het serviceteam kennen de relevante beleidsplannen, bijbehorende voorwaarden en de interne taakverdeling in de gemeente. Alle aanvragen of dilemma’s worden binnen de het serviceteam besproken.

Rollen en verantwoordelijkheden

De rollen en verantwoordelijkheden wijzigen niet, maar worden voor de volledigheid benoemd.

De organisator van het evenement heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• Verantwoordelijk voor het indienen van een ontvankelijke aanvraag.

• Primaire verantwoordelijkheid voor het ordelijke en veilige verloop van een evenement en het voorkomen van overlast.

• Primaire verantwoordelijkheid voor de facilitaire en beheersmatige voorzieningen en bijbehorende kosten.

Gemeente

College:

• Verantwoordelijk voor vergunningverlening.

• Het bevoegd gezag binnen de gemeente (in dezen de burgemeester) is primair verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid (OOV). Dit vertaalt zich in een transparant proces voor vergunningsverlening en handhaving. De verantwoordelijkheid van de burgemeester op het gebied van OOV is altijd bovenliggend op de overige verantwoordelijkheden van collegeleden.

• De secundaire verantwoordelijkheid ligt in het opstellen van evenementenbeleid gericht op een ordelijk en veilig verloop van de evenementen. Het evenementenbeleid is gekoppeld aan de verantwoordelijkheden van verschillende wethouders:

  • - Wethouder (Vrijetijds)economie (coördinerend bestuurder)
  • - Wethouder Handhaving
  • - Wethouder Duurzaamheid

• De gemeente is verantwoordelijk voor de openbare ruimte en de daarin aanwezige voorzieningen/ installaties.

Ambtelijke organisatie:

• Het cluster Openbare Orde en Veiligheid(OOV) is verantwoordelijk voor vergunningverlening, toezicht houden op de vergunningen en handhaving. Het evenementenloket is onderdeel van de afdeling OOV.

Het evenementenloket geeft uitvoering aan het evenementenbeleid. Het evenementenloket vervult de functie van frontoffice, is laagdrempelig bereikbaar voor alle vragen en advisering over evenementen en richt zich op de wettelijke taken, namelijk vergunningsverlening, meldingen, integraal advies en beleidsontwikkeling.

• De buitendienst geeft uitvoering aan de materiele facilitering van evenementen. Dit dient wel in lijn te zijn met de Wet Markt en Overheid.

• Het cluster Beheer & Onderhoud doet het onderhoud aan de evenementenlocaties. Dit gaat met name over de stroom- en waterpunten.

Hulpverleningsdiensten:

• Hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun wettelijke taken en verantwoordelijkheden op het gebied van openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, gezondheidszorg, et cetera.

• Hulpverleningsdiensten reserveren capaciteit op basis van de evenementenkalender en adviseren het bevoegd gezag over de veiligheid van een evenementen.

• De advisering wordt door de politie, brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) gedaan.

• Politie, brandweer en GHOR participeren in het multidisciplinair veiligheidsoverleg onder voorzitterschap van de gemeente.

Lokale driehoek

De lokale driehoek bestaat uit de teamchef van de politie, een gebiedsofficier van justitie van het openbaar ministerie en de burgemeester. Tezamen bepalen zij de beleids- en tolerantiegrenzen van evenementen in relatie tot de openbare orde.

Integraal veiligheidsoverleg

Het integraal veiligheidsoverleg vindt plaats onder gemeentelijk voorzitterschap. Deelnemers aan het overleg zijn medewerkers van politie, brandweer, GHOR en gemeente. De inbreng van de veiligheidsdiensten is het toetsen van het calamiteitenplan, het inschatten van de veiligheidsrisico’s, het opstellen van een integraal advies en nemen deel aan de multidisciplinaire schouw.

Beleidsafdelingen in relatie tot evenementen

Evenementen kunnen als middel fungeren om beleidsdoelstelling te realiseren die voortkomen uit specifiek beleid. Een organisatie kan op basis van een subsidieregeling een subsidie aanvragen indien deze organisatie over onvoldoende middelen beschikt om het evenement mogelijk te maken. Het betreft dan een subsidie die aansluit bij maatschappelijk- sport- cultuur- erfgoed en duurzaamheidbeleid waarvoor in de gemeentebegroting subsidiebudgetten zijn opgenomen. Deze subsidies zijn aan te vragen via de gemeentelijke website.