**1..** De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor en dus aanspreekbaar op tijdige, volledige en rechtmatige besteding van alle budgetten zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffier, deze vallen rechtstreeks onder de bevoegdheid van de raad. De hoofdbudgethouder is ambtelijk eindverantwoordelijk voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen, binnen de kaders van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het college over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.
**2..** De budgethouders worden aangewezen door de hoofdbudgethouder middels een ondertekend formulier.
**3..** De hoofdbudgethouder kan het aanwijzen van budgethouders delegeren aan de ambtelijk opdrachtgever.
**4..** Toekenning van de functie van budgethouder wordt in een register (budgethouderslijst) bijgehouden dat onderdeel uitmaakt van de geautomatiseerde financiële administratie.
**5..** De budgethouder is verantwoordelijk voor:
een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;
een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;
het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;
het aanwijzen van één of meerdere budgetbeheerders waarbij geldt dat er maximaal één budgetbeheerder per FCL aangewezen kan worden;
het aangaan van financiële verplichtingen binnen de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten en kredieten;
het tijdig, juist en volledig laten aanmaken van een financiële verplichting bij het aangaan van een financiële verplichting ten laste van de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten en kredieten;
een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;
het laten controleren van de factuur en het laten vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;
het vooraf informeren van de ambtelijk opdrachtgever indien er afwijkingen optreden in de aan hem/haar ter beschikking gestelde budgetten.
het afleggen van verantwoording aan de directie en het college over het beheer van de hem/haar ter beschikking gestelde budgetten, zowel tussentijds als na afloop van het begrotingsjaar in de P&C-producten en in overeenstemming met de jaarplanning van de P&C-producten.
**6..** Een budgethouder is bevoegd tot het goedkeuren en betaalbaar stellen van facturen, indien door een ander dan de budgethouder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.
**7..** De beschikkende functie van budgethouder is principieel niet verenigbaar met de functie van budgetbeheerder van hetzelfde budget, de registrerende functie en met rollen in het betaalproces.
**8..** De budgethouder is bevoegd een financiële verplichting aan te gaan ten laste van specifieke budgetten om de daarbij behorende doelen, producten, taken en prestaties te realiseren of de geraamde baten te realiseren mits:
de verplichting de ter beschikking gestelde budgetten en/of kredieten niet overstijgt;
de verplichting conform de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente De Bilt is aangegaan;
vaststaat dat aan de algemene vereisten en beperkingen van het geldende Mandaatbesluit van de gemeente De Bilt en het bepaalde in deze regeling wordt voldaan.
**9..** Indien de budgethouder een verplichting wil aangaan die zijn budget te boven gaat dan kan de ambtelijk opdrachtgever dit toestaan mits binnen hetzelfde taakveld dekking is. In alle andere gevallen kan dit pas na goedkeuring van het college en de raad.
Hoofdstuk
Artikel 3
Aanwijzing, bevoegdheid en verantwoordelijkheden (hoofd) budgethouders
Onderdeel van Budgethoudersregeling gemeente De Bilt 2024