Indien het een besluit van het college betreft om geheimhouding op te leggen (wat in de praktijk het vaakst voorkomt), dan volgt in het collegebesluit een tekst van de volgende strekking:
Het college besluit:
Op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1 eerste/tweede lid onder # van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen op …
Het stuk/de stukken, zoals bedoeld in het eerste beslispunt onder vermelding van geheimhouding te verstrekken aan de raad/de commissie.
De opgelegde geheimhouding dient altijd op het stuk te worden vermeld. Belangrijk is dat voor de gemeenteraad duidelijk is dat er een geheimhoudingsplicht is opgelegd en ten aanzien van welke stukken de geheimhoudingsplicht geldt. Het geheime schriftelijke stuk kan bijvoorbeeld worden vergezeld met een brief van het college of de burgemeester waarin staat vermeld dat is besloten aan de gemeenteraad geheimhouding op te leggen ten aanzien van het bijgesloten stuk en de motivering van dit besluit. Geheime stukken worden niet digitaal verspreid of elektronisch gepubliceerd, maar zijn voor de raads- en commissieleden in te zien bij de griffie. Als een raads- of commissielid de stukken komt inzien, tekent hij/zij de bijbehorende lijst waarmee nogmaals wordt benadrukt dat het om geheime informatie gaat. Zodra de geheime stukken op de griffie ter inzage liggen, informeert de griffie de raads- en commissieleden hierover per e-mail. In de e-mail wordt aangegeven wat het onderwerp is van de ter inzage gelegde geheime stukken. Kan het onderwerp niet worden vermeld zonder afbreuk te doen aan het geheime karakter van de stukken, dan zal worden volstaan met de mededeling dat er geheime stukken ter inzage liggen. Het is niet toegestaan om foto’s of kopieën te maken of om de stukken mee te nemen buiten de kamer van de griffie. Voor eventuele schriftelijke stukken die tijdens een besloten vergadering worden overgelegd, wordt vóór afloop van de besloten vergadering geheimhouding opgelegd. Het gaat dan om stukken waar het college of de burgemeester niet al geheimhouding over hebben opgelegd. Door de griffie wordt een lijst bijgehouden van alle documenten die aan de raad zijn overgelegd waarop geheimhouding rust (opgelegd door de raad zelf of de commissie, het college of burgemeester).
Artikel 3.2
Het college legt de gemeenteraad geheimhouding op
Onderdeel van Notitie geheimhouding en beslotenheid voor de gemeenteraad gemeente Alkmaar