De situatie dat de raad geheimhouding oplegt ten aanzien van informatie die bij de raad berust zal zich in de praktijk niet vaak voordoen. Dit maakt de situatie wat complexer omdat er nog geen geheimhouding op de stukken rust totdat de raad daartoe besluit. Het onderwerp kan om die reden niet op de openbare agenda van de raad worden vermeld en de geheimhouding kan pas worden opgelegd als de raad de stukken onder zich heeft.
De meest praktische manier om hiermee om te aan lijkt de weg via de commissie te zijn. Daarvoor is van belang dat de stukken behandeld worden in een commissie die de status heeft van een commissie zoals bedoeld in artikel 82 of 84 Gemeentewet (de Alkmaarse raadscommissies en auditcommissie voldoen hieraan). Het proces ziet er dan als volgt uit:
Aan de (audit)commissie wordt een besloten agenda toegestuurd. Het onderwerp mag niet op de openbare agenda worden vermeld.
Ter vergadering worden de deuren gesloten en wordt door de voorzitter voorgesteld in beslotenheid te vergaderen. Hiermee wordt direct ook geheimhouding geborgd ten aanzien van wat tijdens die ter vergadering wordt besproken en overlegd. De vergadering besluit over de openbaarheid/beslotenheid van de vergadering (besluit de vergadering niet om in beslotenheid te vergaderen, dan gaan de deuren weer open).
Vervolgens worden de schriftelijke stukken uitgedeeld en wordt een leespauze gehouden.
Indien bij stap 2 tot een besloten vergadering wordt besloten geldt het volgende: na de schorsing neemt de commissie het besluit om al dan geen geheimhouding op te leggen over de stukken. Tevens wordt besloten over het overleggen van het verslag van de besloten bijeenkomst aan de gemeenteraad.
Na afloop van de vergadering wordt nogmaals benadrukt dat nu geheimhouding van toepassing is.
In aanloop naar de raadsvergadering kunnen overige raads- en commissieleden de stukken komen inzien op de griffie. Op de openbare raadsagenda kan het onderwerp nu dan wel worden vermeld (bijv. aanbesteding accountant (besloten)).
Tijdens de raadsvergadering worden opnieuw de deuren gesloten en wordt vervolgens in geheimhouding besloten over het voorliggende stuk. Dit is slechts nodig indien de raad nog met elkaar van gedachten wil wisselen over het voorliggende stuk. Betreft het een hamerstuk, dan is het niet nodig om de deuren te sluiten.
Een alternatieve mogelijkheid is om de raad in een besloten vergadering geheimhouding te laten opleggen, de stukken op de griffie ter inzage te leggen en deze later in een volgende besloten raadsvergadering of commissie te behandelen. Dictum opleggen geheimhouding door de raad:
De raad van de gemeente Alkmaar
Gelet op het bepaalde in artikel 87 Gemeentewet en artikel 5.1 eerste en tweede lid Wet Open Overheid.
Besluit:
Op grond van artikel 87 Gemeentewet, in samenhang met artikel 5.1 eerste/tweede lid onder # van de Wet open overheid geheimhouding op te leggen op …
In het raadsvoorstel dient te worden gemotiveerd op basis van welke grond van artikel 5.1 eerste en tweede lid Woo de geheimhouding wordt opgelegd.
Artikel 3.3
De raad legt zichzelf geheimhouding op
Onderdeel van Notitie geheimhouding en beslotenheid voor de gemeenteraad gemeente Alkmaar