**1..** De aanwijzing van de budgetbeheerder vindt plaats door de budgethouder.
**2..** Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt deze horizontaal vervangen door een andere budgetbeheerder binnen hetzelfde team.
**3..** Een overzicht van budgetbeheerders en de aan hen toegewezen budgetten is schriftelijk vastgelegd in het budgethoudersregister in Key 2 Financiën. Daarin is ook opgenomen wie in voorkomende gevallen als vervanger optreedt.
**4..** Voor de budgetbeheerder is een budget gedefinieerd als een beschikbaar taakgebonden bedrag op het niveau van (sub)taakveld (in de administratie van Oirschot aangeduid als FCL), voorziening, investeringskrediet of project.
**5..** Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer aangewezen budgetbeheerders verantwoordelijkheid hebben voor 1 taak met bijbehorend budget.
**6..** De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden, verbonden aan het hem of haar toevertrouwde budgetten, dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer.
**7..** De budgetbeheerder heeft inzicht in de opbouw van de aan hem of haar toegekende budgetten (gericht op heden, verleden en toekomst) voor zowel de inkomsten als de uitgaven.
**8..** De budgetbeheerder toetst of een voorgenomen bestelling - aangedragen door een budgetbesteder - past binnen de inhoudelijke taakstelling en de financiële ruimte van het desbetreffende budget. Ook toetst hij of zij of is voldaan aan de voorwaarden van het gemeentelijke inkoopbeleid en de mandaatregeling en of het voornemen door de budgetbesteder op de juiste wijze is vastgelegd in een bestelorder.
**9..** De budgetbeheerder is bevoegd overeenkomsten en opdrachten tot een bedrag van € 10.000 ex btw te gunnen en te ondertekenen indien het budget toereikend is.
**10..** De budgetbeheerder bepaalt aan de hand van de bestelorder of de uit de bestelorder voortvloeiende financiële verplichting in de verplichtingenadministratie dient te worden vastgelegd c.q. hij of zij dit het uit oogpunt van budgetbeheer wenselijk acht. Rekening houdend met artikel 7
**11..** De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de archivering van de goedgekeurde bestelorders (gebeurd straks automatisch).
**12..** De budgetbeheerder treedt op als opdrachtgever.
**13..** De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de leverancier op gebied van de inkoopvoorwaarden, inclusief de vereisten voor het in behandeling kunnen nemen van de factuur.
**14..** De budgetbeheerder kan met een budgetbesteder overeenkomen dat de budgetbesteder tot een bedrag van maximaal € 1.000 per budget zonder autorisatie vooraf door de budgetbeheerder inkopen mag doen. Nadat het bedrag van € 1.000 is uitgeput kan opnieuw een dergelijke afspraak worden gemaakt.
**15..** Indien de budgetbeheerder dezelfde persoon is als de budgetbesteder van het budget waaruit de opdracht wordt betaald, wordt als extra maatregel voor opdrachten groter dan € 1.000 de autorisatie van de bestelorder voorgelegd aan de budgethouder, tenzij de budgethouder een andere afdoende oplossing vastlegt voor de borging van het “4-ogen principe”.
**16..** De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij of zij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder en de budgetbesteder zijn of haar fiat heeft gegeven aan de factuur, overeenkomstig de (eventuele) eisen gesteld aan de prestatie akkoordverklaring.
**17..** De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
**18..** Bij dreigende afwijkingen (dus zowel positieve als negatieve ontwikkelingen) van het budget meldt de budgetbeheerder dit aan de budgethouder.
**19..** De budgetbeheerder kan aan de budgethouder voorstellen doen om een verschuiving tussen de aan hem of haar toegewezen budgetten binnen hetzelfde taakveld te accorderen als oplossing voor een dreigende budgetoverschrijding. Hierbij geeft hij of zij aan wat de inhoudelijke consequenties daarvan zijn.
**20..** De budgetbeheerder verstrekt – onder verantwoordelijkheid van de budgethouder - tijdig informatie voor de P&C-producten aan het cluster financieel beleid van het team Bedrijfsvoering en interne dienstverlening, met inachtneming van de door het managementteam vastgestelde richtlijnen en P&C-planning.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies