Het bewaren kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te oefenen of om wettelijke verplichtingen na te leven. De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking en/of voor een gedegen uitvoering van de gemeentelijke taak en de naleving van haar wettelijke verplichtingen. Er zijn uitzonderingen voor archivering, algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden of zó worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Hierbij worden de archiefverordening, het besluit informatiebeheer, het beheerplan en de selectool gevolgd. Bij de verwerking wordt vastgelegd welke bewaartermijn wordt gehanteerd. Er moet binnen elk gegevensverwerkend proces gezocht worden naar de minimale set van gegevens die voor de kortst mogelijke tijd wordt bewaard. Vragen ter bepaling van de bewaartermijn zijn:
- Wanneer is het procesdoel behaald?
- Kan ik gegevens gedurende de bewaartermijn actueel, juist en volledig houden?
- Kunnen als het doel is behaald de gegevens worden vernietigd zonder afbreuk te doen aan het proces?
- Is het langer bewaren van de gegevens een grotere inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen?
- Zijn de risico’s op ongewenste verspreiding ook bij langer bewaren klein (de kans wordt tenslotte groter als er meer tijd is)?
- Is er een wettelijke plicht de gegevens te bewaren?
- Kunnen de gegevens ook geanonimiseerd worden?
- Kan ik een betrokkene tijdens de hele bewaartermijn toegang tot de gegevens geven?
Een vastgestelde bewaartermijn wordt in het kader van transparantie voor zover mogelijk gemeld aan de betrokkenen.
E.e.a. staat los van hetgeen in de Archiefwet is bepaald. Doelstelling van de Archiefwet is zorgdragen voor het gedurende een vastgestelde termijn bewaren van geselecteerde informatie ten behoeve van geheugen en kennisbehoud aan de hand van vooraf vastgestelde selectiecriteria.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.6
Opslagbeperking en bewaartermijnen
Onderdeel van Strategisch privacybeleid Gemeente Eindhoven