De Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) is met de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke regeling ODH, waarin de provincie en een aantal gemeenten deelnemen, op 1 juli 2012 opgericht. De omgevingsdienst is op 1 januari 2013 met zijn werkzaamheden gestart. De omgevingsdienst is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke milieutaken namens de Provincie Zuid-Holland en een groot aantal gemeenten, namelijk Delft, Den Haag, Midden-Delfland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Daarbij richt de ODH zich op:
De vergunningverlening;
Het uitoefenen van toezicht en handhaving;
Het afhandelen van milieuklachten;
Het behandelen van bezwaar en beroep.
De Omgevingsdienst heeft in een vroeg stadium - vanaf de oprichting van de ODH - de werkprocessen vergaand gedigitaliseerd, de informatievoorziening is daarbij doelmatig ingericht. De missie van de organisatie luidt als volgt:
‘Als Omgevingsdienst Haaglanden werken we aan de totstandkoming van een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit. Dit doen wij samen met de negen Haaglanden gemeenten en de provincie Zuid-Holland. Dat is onze missie’.
In de visie van de organisatie speelt de goede beschikbaarheid en ontsluiting van alle relevante informatie een belangrijke rol.
‘Wij zijn voor onze opdrachtgevers de leefomgevings-autoriteit en bieden meerwaarde door beschikbaarheid en ontsluiting van alle relevante informatie, bundeling van specialistische kennis, door een goede kennis van de lokale situatie, een efficiënte bedrijfsvoering en continuïteit van dienstverlening. Dat is onze visie’.
Door het besluit van ODH om zoveel mogelijk volledig digitaal te werken dienen analoge archiefbescheiden vervangen te worden door digitale reproducties.
De Archiefwet 1995, artikel 7, biedt de zorgdrager, het dagelijks bestuur van de ODH voor wat betreft de archiefbescheiden van de eigen Dienst, en de zorgdragers, de deelnemende partijen aan de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Haaglanden, voor wat betreft de archiefbescheiden die ter beschikking zijn gesteld aan de ODH en de archiefbescheiden die gevormd worden bij de uitvoering van de aan de ODH opgedragen taken, bevoegdheid om de analoge originelen te vervangen door digitale reproducties, zowel voor de vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden. Als voorwaarde stelt het Archiefbesluit, artikel 6, dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Per 2013 is de ODH gestart met de nieuwe analoge archiefbescheiden direct bij binnenkomst te vervangen. Het Document Management Systeem (DMS) uit de beginjaren van de dienst is in juni 2021 vervangen. In de loop van 2022 wordt een nieuw Record Management Applicatie (RMA) in gebruik genomen.
Het handboek vervanging is tot stand gekomen door een inventarisatie en beschrijving van het digitaliseringsproces, waarna bestaande procedures, werkmethoden en maatregelen beoordeeld zijn en vergeleken met de daaraan te stellen eisen. De regeling wordt geagendeerd in het bestuur. Het handboek beschrijft het geheel aan werkwijzen zoals die vanaf 1 januari 2013 gelden voor de verwerking van de analoge archiefbescheiden bij de ODH.
De uitvoering van alle taken zorgt voor een gestadige stroom aan documenten (papier en digitaal) die voor de ODH van belang zijn in de procesondersteuning, bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording. Als orgaan met publiekrechtelijke taken valt de ODH onder de archiefwetwetgeving en is de ODH gehouden aan het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de informatiehuishouding.
Omgevingsdienst Haaglanden werkt aan een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving. Een goede kwaliteit van de omgeving staat daarbij voorop. Dit doet ODH door het toetsen en verlenen van vergunningen, toezicht houden, handhaven en adviseren.
Het dagelijks werk van Omgevingsdienst Haaglanden wordt verricht door ruim 230 medewerkers. De dienst bestaat uit drie afdelingen:
Toetsing & Vergunningverlening Milieu
Toezicht & Handhaving Milieu
Bedrijfsvoering
Onder de afdelingen vallen meerdere teams. Elk team wordt aangestuurd door een teamleider. De drie afdelingshoofden vormen samen met de directeur het MT. De directeur is ook secretaris van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur.
Het organogram van ODH (2021) ziet er als volgt uit:
Dit handboek is erop gericht om ODH een gedegen procedure te verschaffen voor reproductie als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering.
Hoofdstuk 1.
Artikel 1.1
De archiefvormer
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden