In het Archiefbesluit 1995, artikel 6, is beschreven dat een reproductie een “juiste en volledige weergave” dient te zijn van het originele stuk. De Archiefregeling (2014), artikel 26b, geeft aan welke aspecten beschreven dienen te worden in een besluit tot vervanging zodat alle gegevens na vervanging op de juiste wijze weergegeven en bewaard kunnen worden. Dit zijn:
de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
de inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten.
De DIV-medewerkers beschikken over twee scanners (Kodak i4200 plus en Kodak i3400, hierna DIV-scanners) voor inkomende post. Beide scanners beschikken over dezelfde instellingsmogelijkheden en zijn op hetzelfde standaardprofiel ingesteld.
De DIV-scanner kan archiefbescheiden dubbelzijdig scannen naar bestandsformaat PDF-A met een resolutie van maximaal 600 dpi. De scanner detecteert of archiefbescheiden in kleur of zwartwit gescand dienen te worden. Bij de DIV-scanner vindt geautomatiseerde nabewerking plaats op de scans. Deze worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, de lege pagina’s worden automatisch herkend en verwijderd. Er is een automatische detectie op eventuele dubbele invoer. De apparatuur levert de nodige technische metadata.
De scansoftware kent verschillende scanprofielen, de minimale afmetingen zijn 63,5 mm x 63,5 mm en het maximale formaat is A3. Het profiel voor inkomende post staat op de DIV-scanner als standaard ingesteld. Dit profiel wordt toegepast op alle A4 documenten in kleur of zwartwit.
Wanneer een batch gescand is, wordt gecontroleerd of de reproducties een juiste en volledige weergave zijn van het origineel. Dit gebeurt door te beoordelen of:
alle documenten in volledigheid zijn gescand
alle bijlagen zijn gescand
er geen lege pagina’s zijn gescand
de pagina’s recht zijn gescand (juiste bladspiegel)
de afmetingen overeenkomen met het origineel
het kleinste detail leesbaar gescand is
er met voldoende contrast gescand is
de pagina’s in kleur zijn gescand als het origineel in kleur is
de pagina’s zwart wit zijn gescand als het origineel in zwart wit is
er geen valse vouwen zijn gescand in tekeningen waardoor er lijnen verkort of vervormd zijn of dat er door de vouw nieuwe lijnen zijn toegevoegd die niet in het origineel staan.
Ook wordt de kwaliteit van de reproductie beoordeeld op:
vlekken
onleesbare delen
weggevallen tekst
horizontale of verticale strepen
pixelverstoringen
wazige tekst
verspringingen en andere vervormingen (golfbeweging, kromming)
kleurafwijkingen
zwartwit gescand terwijl het een kleurpagina is
Met het oog op de betrouwbaarheid vinden de controles zo veel mogelijk technisch, geautomatiseerd plaats. Visuele controles blijven nodig en worden steekproefsgewijs uitgevoerd. Wanneer er fouten in het gescande document worden geconstateerd, wordt afhankelijk van de omvang ervan, één pagina of het hele document opnieuw gescand.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1
Eisen aan de beeldkwaliteit van de scans
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden