De DIV-medewerkers houden zich voor het vervangingsproces bezig met het ontvangen, registreren, digitaliseren (scannen) en selecteren voor vernietiging van papieren archiefbescheiden.
De DIV-medewerkers openen de inkomende post en sorteren deze op relevantie. De niet-relevante post gaat direct naar de geadresseerde. De DIV-medewerker controleert binnen een periode van zes weken steekproefsgewijs of het originele archiefbescheiden correct gereproduceerd is en in het registratiesysteem geregistreerd is. Voor de stappen van het scanproces is een procedure opgesteld. Deze procedure is als Bijlage 2 bij dit handboek opgenomen.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Inrichting van het scanproces
Onderdeel van Besluit vervanging archiefbescheiden mandaattaken Omgevingsdienst Haaglanden