Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het dienstjaar 2025. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
| Aantal per jaar | Toelichting | |
| Audit-commissie | Minimaal twee | De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De audit-commissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole voordat deze aan de raad worden voorgelegd eerst worden besproken in de audit-commissie. |
| Audit-commissie | Periodiek | Tussentijdse afstemming over voortgang van de controle of gewijzigde risico-inschatting, De auditcommissie ontvangt eens in de 4 maanden een korte memo over de voortgang van de controle. |
| Teammanager Intern Advies/ Concerncontroller | Periodiek | De teammanager Intern Advies en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole (samen met algemeen directeur/gemeentesecretaris), de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter), de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen) en het intern controleplan. |
| Teammanager Intern Advies/ Concerncontroller (Aanvang) | Jaarlijks | Bespreking van de voorgestelde controleaanpak van de accountant, inclusief aandachtspunten en inschatting van gevoelige of complexe onderdelen in de jaarrekening en bedrijfsvoering. |
| Gemeentesecretaris | Minimaal twee | De Gemeentesecretaris is de formele gesprekspartner voor de accountant. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole, de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen). |
| Portefeuillehouder Financiën | Minimaal twee | Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole (voor bespreking in de auditcommissie). |
| Gemeentesecretaris /Concerncontroller (evaluatie) | Jaarlijks | Evaluatiegesprek na afronding van de controle over het gehele jaar, inclusief leerpunten en verbeterkansen in het proces. De auditcommissie ontvangt jaarlijks hiervan jaarlijks een mondelinge terugkoppeling bij de vergadering van de auditcommissie. |
| College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad | PM | Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad. |