In beginsel organiseert de rekenkamer voor de uitvoering van het onderzoek externe ondersteuning. De ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld:
Een professioneel onderzoeksbureau;
Stagiaires van hogeschool of universiteit, al of niet extern gecoördineerd;
Ambtenaren van andere gemeenten;
Andere door de rekenkamer adequaat geachte uitwerkingen.
Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zullen zo mogelijk minimaal drie onderzoeksbureaus worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de rekenkamer met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamer. De/het bureau(s) met de meest aansprekende offerte zullen/zal worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte.
Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de rekenkamer op basis van de volgende criteria:
Ervaring / deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers;
De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;
De plannen en de begroting van het onderzoek;
De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;
De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;
De prijs-kwaliteitsverhouding.
De bureaus zullen bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Zwartewaterland. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt.
De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamer.
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen. Van het bureau wordt verwacht dat het zich houdt aan het onderzoeksprotocol.
De secretaris introduceert de onderzoeker(s) bij de contactpersonen voor het onderzoek.
Het extern onderzoeksbureau neemt de privacy-regels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zonodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Artikel 5.
Samenwerking met externen
Onderdeel van Onderzoeksprotocol Rekenkamer Gemeente Zwartewaterland