Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
Alle verslagen van interviews worden voor akkoord aan de geïnterviewden voorgelegd.
Het uitgangspunt is uiteindelijk openbaarheid: slechts in uitzonderlijke gevallen worden documenten of gespreksverslagen na afloop van het onderzoek als vertrouwelijk benoemd.
Er is regelmatig overleg tussen de secretaris en het onderzoeksbureau over de voortgang van het onderzoek.
In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels:
Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris regelmatig over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding.
Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden.
De rekenkamerleden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen.
De onderzoekers zijn, op voorspraak van de rekenkamer, aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raad.
De rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd.
Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamer om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek.
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen.
Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamer een onderzoeksdossier. Deze bestaat in elk geval uit:
Onderzoeksopzet
Offerte onderzoeksbureau plus opdrachtbevestiging
Concept-onderzoeksrapport
Schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor
Bestuurlijke reactie college
Aanbiedingsbrief raad
Definitief onderzoeksrapport
Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht
Archivering
De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet Open Overheid.
Artikel 6.
Voortgang en dossiervorming
Onderdeel van Onderzoeksprotocol Rekenkamer Gemeente Zwartewaterland