De financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.
Bij een subsidie op basis van het exploitatiesaldo dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen met daarbij de door de gemeente ‘s-Hertogenbosch goedgekeurde begroting.
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeels-, organisatie-, huisvestings- en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is geen (sluitende) urenregistratie nodig, de inzet van de uren dan wel fte’s dient voor controle door de accountant onderbouwd te worden, zodanig dat aangetoond kan worden dat de activiteit is uitgevoerd.
In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.
Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo, en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de jaarrekening te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan.
In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.
In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de lasten en de baten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.
Afhankelijk van de subsidiehoogte dient bij de verantwoording een accountantsverklaring te worden aangeleverd aansluitend bij de gekozen vorm van de financiële verantwoording.
In het geval van een toerekening van indirecte kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat te zijn opgenomen van alle indirecte kosten, dus ook de kosten die zijn toegerekend aan andere activiteiten dan waarvoor subsidie is verleend.
Een inhoudelijk en activiteitenverslag aansluitend op de verlening
Wanneer de verantwoording wordt afgelegd als onderdeel van de jaarrekening met een financiële verantwoording, dient deze te voldoen aan de hieronder nader gestelde eisen;
De financiële verantwoording kan integraal in de jaarrekening zijn opgenomen, dan wel als bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening.
Een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente ‘s-Hertogenbosch (zie bijlage 1). De controleverklaring dient in elk geval ook de financiële verantwoording te omvatten.
Artikel 7.
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
Onderdeel van Regeling Controleprotocol subsidies Gemeente ’s-Hertogenbosch