Deze uitwerking bevat de stappen die moeten worden genomen om daadwerkelijk de verantwoording te kunnen afleggen. Deze stappen vormen het plan van aanpak:
Stap 1 Normenkader
Om het normenkader effectief te kunnen gebruiken voor de interne beheersing, moet het worden geoperationaliseerd en jaarlijks geactualiseerd. Daarbij is het van belang dat helder is welke bepalingen van toepassing zijn op het rechtmatigheidsbeheer, met name die met financiële consequenties voor de gemeente.
Het operationaliseren en actualiseren van het normenkader is een taak van het college. Hierin wordt per wet, regeling of verordening aangegeven welke artikelen relevant zijn voor de toetsing.
Het uiteindelijke doel is dat de gemeente aantoonbaar voldoet aan wet- en regelgeving.
Stap 2 Operationaliseren verantwoordingsgrens
De verantwoordingsgrens is het door de raad vastgestelde bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens bedraagt maximaal 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief toevoegingen aan de reserves. Fouten en onzekerheden worden bij elkaar opgeteld. Hiermee blijft het percentage binnen de bandbreedte van goedkeuringstolerantie die de accountant hanteert als gevolg van veranderde wet- en regelgeving hanteert; namelijk 2%.
Bij het vaststellen van de verantwoordingsgrens maakt de raad een afweging tussen de gewenste mate van inzicht en de inspanningen die dit vergt van de organisatie, met name van medewerkers die betrokken zijn bij de verbijzonderde interne controle. Dit overleg tussen raad en college is essentieel, omdat het besluit invloed heeft op de inrichting van de interne beheersing.
Bij het bepalen van de grens staat de informatiebehoefte van de raad centraal, waarbij ook factoren zoals het kwaliteitsniveau van de interne beheersing en ervaringen uit het verleden kunnen worden meegenomen.
Stap 3 Uitvoeren controle op rechtmatigheid
Gedurende het verslagjaar worden op basis van het toetsingskader, dat is afgeleid van het normenkader, de risico’s in de processen van de gemeente bepaald. Op basis van de uitkomsten van deze risicobenadering wordt door middel van steekproeven en cijferanalyses vastgesteld of de financiële beheershandelingen van de gemeente rechtmatig zijn. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de onderwerpen die zijn opgenomen in hoofdstuk 4 van de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (versie 2025, laatst geraadpleegd op 13 oktober 2025 via https://commissiebbv.nl/page/view/ed722dba-ffb8-4ebe-9ac2-e19e2cd3015d/4-verantwoordingscriteria-rechtmatigheid). De uitkomsten hiervan vormen input voor stap 4.
Stap 4 Het college legt via het verplichte model verantwoording af in de jaarrekening
Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. Daarnaast is de paragraaf bedrijfsvoering de plaats om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. In deze paragraaf worden de speerpunten van de bedrijfsvoering toegelicht. Ook wordt daarin een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapporteringsgrens overschrijden. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn de tussentijdse communicatie met de raad (is bijvoorbeeld in de tussentijdse rapportages aandacht besteed aan afwijkingen) – of de reden waarom deze achterwege zijn gebleven - alsook de maatregelen die zijn genomen om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.3.