De normen die gelden voor het bepalen of er sprake is van rechtmatigheid liggen in de toepassing van de begrotingscriteria, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium bij de financiële beheershandelingen en transacties van de gemeente (inkopen, aanbesteden, subsidieverstrekking etc.).
In de verantwoording moet stil worden gestaan bij afwijkingen van deze criteria. Daarbij zijn de volgende vragen leidend:
Welke verantwoordingsgrens moet worden aangehouden bij eventuele afwijkingen voor deze verantwoording?
Wordt voldaan aan de voorschriften en aanbevelingen van de commissie BBV zoals opgenomen in de Kadernota rechtmatigheid 2025 3 Commissie BBV. Kadernota rechtmatigheid 2025. Laatst beschikbare online versie op het moment van raadpleging (13 oktober 2025). Geraadpleegd via https://commissiebbv.nl/page/view/88fe40d2-5c24-4f4d-9c71-7c0b5b125d18/kadernota-rechtmatigheid-2025 ?
De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Binnen de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie begrippen belangrijk:
Afwijkingen: Wanneer iets niet volgens de regels is gegaan (fouten) of wanneer het college niet zeker weet of iets wel volgens de regels is gegaan (onduidelijkheden).
Onrechtmatigheden (Fouten): Dit zijn duidelijke overtredingen van de regels bij financiële handelingen.
Onduidelijkheden: Het college kan soms ondanks zorgvuldig onderzoek en na het inwinnen van advies niet vaststellen of iets wel of niet volgens de regels is gegaan.
De verantwoordingsgrens is gebaseerd op de voorschriften/grondslagen die zijn opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO).
De gemeente hanteert voor de rechtmatigheidsverantwoording een verantwoordingsgrens van maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Deze grens is in lijn met de gewijzigde voorschriften en vormt tevens de bovengrens van de goedkeuringstolerantie die de accountant hanteert. Er wordt niet gekozen voor een lagere verantwoordingsgrens, omdat dit geen extra zekerheid biedt over de rechtmatigheid, maar wel leidt tot een verzwaarde controleomgeving en daarmee een hogere formatieve capaciteitsbehoefte op de bestaande administratieve processen.
Voor afwijkingen op postniveau waarover gerapporteerd moet worden, hanteren wij een minimumbedrag van € 100.000 voor zoals opgenomen in de financiële verordening van de gemeente Den Helder 2024, vastgesteld op 25 november 2024.
Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad stelt het normenkader vast, waarin de set van financiële regels en wetgeving wordt opgenomen die relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording, zoals Europese aanbestedingsregels of gemeentelijke verordeningen. Niet alle regels (zoals privacyregels) zijn hierbij van belang voor de rechtmatigheidsverantwoording, alleen die financiële regels die invloed hebben op de financiële beheersing.
Door de nieuwe regels in het kader van het (zelf) geven van een rechtmatigheidsverantwoording wordt verwacht dat een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college moet immers zorgen voor een goed functionerend systeem dat ervoor zorgt dat alle financiële handelingen en transacties volgens de wet gebeuren. Dit systeem helpt ook bij het maken van een overzicht van waar de regels niet zijn gevolgd. Het interne controlesysteem is tevens van belang bij het opstellen van een overzicht van afwijkingen van rechtmatigheid.
Daarnaast wordt verwacht dat het college vooruitkijkt en maatregelen neemt om fouten en onrechtmatigheden te voorkomen of te corrigeren. Het college moet zich gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor de verantwoording, niet alleen de wethouder van financiën. Fouten en onduidelijkheden kunnen over allerlei onderwerpen gaan en zijn niet alleen de verantwoordelijkheid van één persoon.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2.