**1..** De aanwijzing van de budgetbeheerder vindt plaats door de budgethouder.
**2..** Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt deze horizontaal vervangen door een andere budgetbeheerder binnen hetzelfde team.
**3..** Een overzicht van budgetbeheerders en de aan hen toegewezen budgetten is schriftelijk vastgelegd in het budgethoudersregister in Key2Financiën. Daarin is ook opgenomen wie in voorkomende gevallen als vervanger optreedt.
**4..** Voor de budgetbeheerder is een budget gedefinieerd als een beschikbaar taakgebonden bedrag op FCL niveau (grootboekrekening niveau), voorziening, investeringskrediet of project.
**5..** Budgetverantwoordelijkheid is bij voorkeur ondeelbaar in die zin dat er geen twee of meer aangewezen budgetbeheerders verantwoordelijkheid hebben voor 1 fcl met bijbehorend budget. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor dit wel wenselijk is.
**6..** De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden, verbonden aan het hem of haar toevertrouwde budgetten, dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer.
**7..** De budgetbeheerder heeft inzicht in de opbouw van de aan hem of haar toegekende budgetten (gericht op heden, verleden en toekomst) voor zowel de inkomsten als de uitgaven.
**8..** De budgetbeheerder is bevoegd overeenkomsten en opdrachten tot een bedrag zoals opgenomen in het mandaatregister te gunnen en te ondertekenen indien het budget toereikend is.
**9..** De budgetbeheerder bepaalt aan de hand van de bestelorder of de uit de bestelorder voortvloeiende financiële verplichting in de verplichtingenadministratie dient te worden vastgelegd c.q. of hij/ zij dit het uit oogpunt van budgetbeheer wenselijk acht. Rekening houdend met artikel 7
**10..** De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de archivering van de goedgekeurde bestelorders (gebeurt straks automatisch).
**11..** De budgetbeheerder treedt op als opdrachtgever.
**12..** De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de leverancier op gebied van de inkoop-voorwaarden, inclusief de vereisten voor het in behandeling kunnen nemen van de factuur.
**13..** Voor facturen > €5.000 (zie mandaatregeling) een PAV toegevoegd te worden aan de factuur in Key2financien.
**14..** Voor facturen > €10.000 (zie mandaatregeling) dient het “4-ogen principe” gewaarborgd te worden. Dit kan door vastlegging van een verplichting (ondertekening door budgethouder) en/of door toevoeging van een PAV door andere medewerker dan de budgetbeheerder.
**15..** De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder. Tevens borgt de budgetbeheerder het “4-ogen principe” doordat ofwel de prestatie akkoordverklaring door de budgetbesteder is toegevoegd aan de factuur in Key2Financiën ofwel doordat de aan de factuur voorafgaande verplichting is ondertekend door de budgethouder.
**16..** De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (evt. in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
**17..** Bij dreigende afwijkingen (dus zowel positieve als negatieve ontwikkelingen) van het budget meldt de budgetbeheerder dit aan de budgethouder en de financieel adviseur.
**18..** De budgetbeheerder kan aan de budgethouder voorstellen doen om een verschuiving tussen de aan hem of haar toegewezen budgetten binnen hetzelfde taakveld te accorderen als oplossing voor een dreigende budgetoverschrijding. Hierbij geeft hij of zij aan wat de inhoudelijke consequenties daarvan zijn.
**19..** De budgetbeheerder verstrekt – onder verantwoordelijkheid van de budgethouder - tijdig informatie voor de P&C-producten aan het cluster financieel beleid met inachtneming van de door het managementteam vastgestelde richtlijnen en P&C-planning.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies