Evenementen zorgen voor sfeer in de gemeente en maken de gemeente levendig. Ze zorgen ervoor dat mensen makkelijk aan cultuur kunnen meedoen. Ook brengen ze mensen samen en helpen ze de economie van de gemeente.
Maar evenementen kunnen ook overlast geven. Bijvoorbeeld door geluid, veel verkeer, weinig parkeerplaatsen of moeilijk bereikbare straten. Bewoners en ondernemers kunnen hier last van hebben.
Goede informatie die op tijd bekend is zorgt voor begrip
Een goede balans is belangrijk. De organisator moet daarom bewoners en ondernemers op tijd informeren. Zo weten zij wat ze kunnen verwachten. Dit moet uiterlijk 2 weken voor het evenement duidelijk worden verteld:
Wanneer is het evenement (ook opbouw en afbouw);
Welke wegen gaan dicht of worden anders gebruikt (van wanneer tot wanneer?);
Waar is parkeren mogelijk en waar niet;
Hoe krijgen mensen een speciale doorgang (als dat nodig is);
Verandert het openbaar vervoer.
Hoe de omgeving wordt geïnformeerd, hangt af van het evenement
De organisatie kan dit op verschillende manieren doen:
Brieven huis-aan-huis verspreiden;
Nieuwsbrieven of berichten op sociale media plaatsen;
Een informatiebijeenkomst organiseren bij grote evenementen.
Daarnaast is het goed als de organisator met bewoners en ondernemers praat. Samen kunnen ze kijken naar oplossingen, zoals een omleiding of een ander plan voor leveringen van winkels.
EVENEMENTEN BINNEN DE BOLWERKEN VAN HET CENTRUM VAN DOKKUM:
Bij afsluiting van wegen in dit gebied is de organisator verplicht om het gehele gebied te informeren. Dit gaat zowel om bewoners als ondernemers. Hou met het informeren ook rekening met de bevoorrading van de ondernemers.
Bij evenementen met veel impact op de omgeving, kan de gemeente vragen hoe en wanneer de omgeving is geïnformeerd
Ook kan de gemeente willen weten welke reacties vanuit de omgeving er zijn gekomen. Bij grote evenementen moet de organisator laten zien hoe eventuele klachten en opmerkingen zijn meegenomen in de voorbereiding van het evenement.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.4
Informeren en betrokkenheid van de omgeving
Onderdeel van Evenementenbeleid Noardeast-Fryslân 2025 - 2030