Stap 1 | Beschikbaarheid hulpdiensten en gemeentelijke diensten
Bij evenementen is er inzet van zowel de gemeentelijke- als hulpdiensten. Bij de vaststelling van de Evenementenkalender wordt bepaald hoeveel inzet van deze diensten nodig is. Zijn er meerdere evenementen tegelijk in de gemeente/provincie? Dan beoordeelt de gemeente samen met de politie en Veiligheidsregio Fryslân of er dan genoeg medewerkers van de gemeentelijke- en hulpdiensten beschikbaar zijn, om de veiligheid te borgen.
Zijn er geen belemmeringen vanuit de gemeentelijke- en hulpdiensten?
Dan worden de evenementen meegenomen in onderstaande stappen. Bij alle onderstaande stappen geldt als voorwaarde dat het in verhouding moet zijn met de inzet van de gemeentelijke- en hulpdiensten.
Stap 2 | Eenmalige grote evenementen/ speciale evenementen
Dit zijn evenementen die niet ieder jaar in de gemeente plaatsvinden. Deze ‘reizen’ vaak door het land of zelfs door het buitenland. Deze evenementen hebben een landelijke uitstraling. Zij leveren een goede reputatie voor de stad en gemeente. Bij de afweging kijken we naar de impact op de stad en regio. Draagt het evenement bij aan het culturele, sportieve of maatschappelijke profiel van de gemeente? Versterkt het de verbinding met bestaande culturele of toeristische initiatieven? Dit soort evenementen krijgen voorrang als ze passen binnen de visie van de gemeente en een unieke kans bieden voor inwoners en bezoekers.
Stap 3 | Grootschalige evenementen
Sommige evenementen kunnen alleen op specifieke locaties plaatsvinden vanwege hun omvang. Naast de praktische haalbaarheid (zoals veiligheid, logistiek en bereikbaarheid) wordt gekeken naar de toegevoegde waarde. Past het evenement binnen het bestaande evenementenaanbod en draagt het bij aan de diversiteit in de gemeente? Ook hier kan een cultureel of maatschappelijk component een rol spelen bij de beoordeling.
Stap 4 | Culturele waarde en gemeentelijke prioriteiten
Bij de beoordeling van een evenement wordt gekeken in hoeverre het bijdraagt aan gemeentelijke prioriteiten, zoals cultuur, sport, tradities en maatschappelijke verbinding binnen de Mienskip. Evenementen spelen een belangrijke rol in het versterken van de Mienskip door inwoners samen te brengen, lokale tradities te behouden en een laagdrempelige ontmoetingsplek te creëren. Culturele evenementen kunnen hierin een belangrijke rol spelen. Dit geldt ook voor andere evenementen die passen binnen de visie en doelen van de gemeente. De Cultuur Ambassadeur kan adviseren over de waarde van een evenement binnen het bredere culturele netwerk en de impact op de Mienskip.
Stap 5 | Spreiding van evenementen
De gemeente streeft naar een goede spreiding van evenementen over het kalenderjaar, de locaties en de soorten evenementen. Dit voorkomt overbelasting van bepaalde gebieden, houdt rekening met de leefbaarheid voor inwoners en zorgt ervoor dat er een gevarieerd aanbod is voor verschillende doelgroepen.
Bij de afweging wordt gekeken naar:
Tijdstip en seizoen – Een evenwichtige verdeling van evenementen over het jaar voorkomt piekbelasting. Het biedt doorlopend kansen voor bezoekers, deelnemers en organisatoren.
Locatie – Om overlast te beperken en alle delen van de gemeente te betrekken, wordt gekeken naar een goede verdeling over verschillende gebieden.
Type evenement – Sport, cultuur, muziek en andere evenementen worden afgewogen om een divers programma te behouden.
Soms betekent dit dat een evenement niet op de gewenste datum of locatie kan plaatsvinden, maar in overleg wordt gekeken naar alternatieve mogelijkheden.
Stap 6 | Loten
Blijven er twee of meer aanmeldingen over na de bovenstaande stappen? Dan wordt er geloot door de burgemeester.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2.1
Stappenplan bij concurrerende evenementen
Onderdeel van Evenementenbeleid Noardeast-Fryslân 2025 - 2030