**1..** De ambtelijk secretaris maakt, uiterlijk een week voorafgaand aan de vergadering, het tijdstip en de plaats van de vergadering openbaar via de gemeentelijke website. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en de link naar de vergadering openbaar gemaakt.
**2..** De initiatiefnemer of zijn gemachtigde die bij de behandeling spreekrecht wil, kan dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de ambtelijk secretaris. Andere belanghebbenden die spreekrecht willen kunnen dat aangeven bij de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris zorgt dat zij worden uitgenodigd.
**3..** De commissie vergadert op woensdagen in de oneven weken.
**4..** De agendapunten met bijbehorende stukken worden uiterlijk woensdag voor de vergadering om 23:59 aangeleverd via de mail aan het secretariaat. De donderdagochtend voorafgaand aan de vergadering (in de even weken) wordt het secretariaat de conceptagenda gemaakt. De conceptagenda met bijbehorende stukken worden die donderdag uiterlijk om 12:00 gedeeld met de voorzitter. In overleg bepalen de voorzitter en de ambtelijk secretaris of de stukken kwantitatief en kwalitatief voldoende zijn om over te kunnen adviseren, of er nog aanvullingen nodig zijn, of de tijd planning van de vergadering bijstelling behoeft, of er nog andere adviseurs, ambtenaren, stedenbouwers, erfgoeddeskundigen, indieners of andere betrokkenen moeten worden uitgenodigd om een toelichting of advies te geven en of er nog andere zaken zijn die geregeld moeten worden om een prettige, vlotte en efficiënte vergadering te kunnen hebben.
**5..** Na overleg met de voorzitter en eventuele aanpassingen wordt de definitieve agenda en de stukken op vrijdag voorafgaand aan de vergadering om uiterlijk 12:00 uur gedeeld met de commissie leden en de agenda gepubliceerd.
Artikel 6.
Voorbereiding van de vergadering: openbaar maken van de agenda, uitnodigen belanghebbenden.
Onderdeel van Reglement van orde van de Adviescommissie voor Omgevingskwaliteit Almere