Participatie vraagt om een zorgvuldige organisatie en inzet van capaciteit aan de voorkant van het proces. Dit kan betekenen dat in de planvoorbereiding en beleidsontwikkeling meer tijd en inzet van medewerkers nodig is om inwoners en de verschillende doelgroepen te betrekken. Deze investering in de voorbereiding en uitvoering van participatie leidt in beginsel tot een hogere ureninzet, begeleiding en extra kosten voor het gebruik van de communicatiemix. Tegelijkertijd verwachten wij dat een goed georganiseerde participatie bijdraagt aan een betere kwaliteit van plannen en besluitvorming, meer draagvlak, minder vertraging in de uitvoering en een efficiëntere bezwaarprocedure (mogelijk minder bezwaren en duidelijkheid over de geschilpunten). Deze mogelijke opbrengst leidt dan weer tot een besparing in tijd en kosten in latere fases van het proces, bijvoorbeeld doordat juridische procedures of herzieningen worden voorkomen. Goede participatie draagt ook bij aan een efficiëntere uitvoering doordat plannen en besluiten beter aansluiten bij de wensen en ideeën van de samenleving.
BALANS IN UITVOERINGSLASTEN
Voor de ambtelijke kosten gaan wij uit van een balans tussen de extra inspanning aan het begin van het proces en de opbrengsten bij besluitvorming en realisatie. In hoeverre de kosten geheel in balans zijn, is niet in te schatten. Wij houden er rekening mee dat de omschakeling die met dit beleidskader beoogt is ertoe leidt dat een verschuiving plaatsvindt van ambtelijke inzet. Een verschuiving in de fase van het proces van extra inzet bij de voorbereiding en een mogelijke verschuiving vanuit deskundigheid en vaardigheden. Daarnaast zal opdoen van ervaring en het werken als lerende organisatie een extra tijdsinspanning opleveren. Dit is vooral tijdens het eerste jaar merkbaar bij de implementatie. Deze extra inspanning wordt opgevangen met bewuste keuzes in het aantal en omvang van te voeren participatietrajecten. Vervolgens vindt op basis van leerervaringen en het gebruik maken van goede voorbeelden en ervaringsdeskundigen in de organisatie een toename van de participatie plaats.
De wijzigingen in het proces doen zich voor in de hele organisatie; van bedrijfsvoering tot en met het fysieke en sociale domein. Het ramen van de effecten is praktisch niet mogelijk. Hierbij kiezen wij er voor deze effecten op te vangen door middel van prioritering binnen alle taken. Dit kan aanleiding zijn voor aanpassing van de doorlooptijd van besluitvormingstrajecten.
Om het effect van de proceswijziging te minimaliseren wordt het werken vanuit dit beleidskader en de Participatieverordening Midden-Delfland 2025 toegepast op nieuw beleid en projecten. Daarnaast hanteren we het uitgangspunt dat de kosten en inzet voor participatie worden meegenomen in projecten en beleidsbegrotingen. Hiermee borgen we dat participatie een vast onderdeel is van het werkproces, met een duidelijke koppeling aan de beschikbare middelen.
KOSTEN COMMUNICATIEMIX
Bij minder omvangrijke beleidstrajecten en projecten is participatie van grote meerwaarde. Deze hebben vaak een direct zichtbare invloed op de sociale en fysieke leefomgeving van inwoners. Een toename van het gebruik van participatie heeft daarmee een directe invloed op de communicatiebegroting.
Een mogelijke kostenstijging kan zichtbaar worden bij meerkosten voor de aanschaf van communicatiemiddelen en de kosten voor zaalhuur. Wij schatten in dat dit voor beide posten een verhoging kan inhouden tussen de € 2.500,- en € 5.000,-. Gelet op de hoge mate van onzekerheid en het voorkomen van een extra belasting van de begroting, is vooralsnog geen extra budget in de begroting opgenomen. Om te zorgen voor een laagdrempelige toegang tot participatiebijeenkomsten en tegelijkertijd te besparen op zaalhuur is een partytent aangeschaft. Deze kan afhankelijk van de weersomstandigheden bij sommige kleinschalige bijeenkomsten in de wijk op locatie worden geplaatst.
Risico is dat een marginale budgetoverschrijding plaatsvindt. Dit wordt zichtbaar in de jaarrekening 2026. Voor de begrotingscyclus 2028 kunnen die budgetten, maar ook de ramingen voor de personele inzet, op basis van ervaringscijfers worden gecorrigeerd. Indien in de praktijk sprake is van hogere uitgaven dan hier verwacht, dan zal een correctie plaats kunnen vinden op basis van voorstel in de periodieke begrotingswijzigingen 2026 en/of begrotingscyclus 2027.
UITBREIDING WEBSITE
Belangrijk middel om het beleid voor participatie en inwonersinitiatieven te ondersteunen is de uitbreiding van de website met een nieuwe digitale tool. Voorbeelden hiervan zijn ‘Go Vocal’ en ‘Open stad’. Maximale kosten voor de aanschaf van deze tool zijn structureel € 10.000,-. Deze uitbreiding op de website biedt mogelijkheden om van andere softwarepakketten het gebruik van modules te beëindigen. Planning is om na besluitvorming op het beleidskader deze aanpassingen te realiseren. Aanschaf en implementatie vragen een doorlooptijd. Ondersteuning van de processen voor participatie en inwonersinitiatieven via de webtool moet dan van het 2e kwartaal 2026 mogelijk zijn.
Het gebruik van een geïntegreerd softwarepakket biedt een aantal voordelen om de kwaliteit van het participatieproces te verbeteren:
Verbeteren toegankelijkheid voor inwoners. Inwoners vinden participatieprojecten via de vertrouwde gemeentelijke website, waardoor de drempel om mee te doen lager wordt. Tevens biedt deze webtool de mogelijkheid tot het indienen van een inwonersinitiatief.
Versterkt één loketgedachte voor participatie. Alle participatieprojecten staan zichtbaar op één plek, waardoor inwoners overzicht krijgen in waar en wanneer zij invloed kunnen uitoefenen.
Combineert fysieke en digitale participatie. Inwonersbrieven en inrichtingsschetsen die in de wijk worden bezorgd, worden ook op de website gepubliceerd (bijvoorbeeld herinrichting speeltuintje). Hierdoor kan iedere inwoner reageren en actief meedoen.
Professionele uitstraling. De integratie met de gemeentelijke website biedt gebruiksvriendelijke participatievormen die de kwaliteit en het bereik van participatie vergroten.
Efficiënt beheer. De ambtelijke organisatie kan gebruik maken van formats bij participatieprocessen en de uitkomsten structureren en beheren met rapportages en analysefuncties.
Mogelijk meer respons. Koppeling aan de eigen gemeentelijke website verhoogt de herkenbaarheid en zichtbaarheid, waardoor meer inwoners mee kunnen doen. Dit sluit ook aan bij ons uitgangspunt de website als één centrale ingang te gebruiken.
Tijdwinst bij monitoring. Via het dashboard van kunnen reacties en resultaten overzichtelijk worden verzameld.
Verschillende mogelijkheden in gebruik en inzet voor meerdere doeleinden. Voorbeelden zijn het delen van informatie, gebruik van enquêtes en peilingen, digitaal kaartmateriaal met optie dat deelnemers via een pin suggesties inbrengen, prioriteren van suggesties door inwoners, stemmingen en onderling kunnen reageren op elkaars inbreng, opbouw van burgerpanel op basis van bezoekers die zich hiervoor aanmelden (ook bij inbreng op lopend proces), digitaal genereren van participatieverslag, indienen van inwonersinitiatieven.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies