Bij het aangaan van verplichtingen moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
1. Dit mag alleen mag na schriftelijke toestemming van de aangewezen budgethouder conform de maximumbedragen zoals beschreven in lid 3 van de artikelen 2 tot en met 5.
2. Dit mag alleen als er voldoende budget beschikbaar is en de verplichtingen direct verband houden met de doelstelling van het programma, (deel)project of dienst.
3. Dit mag alleen als de regels worden gevolgd zoals vastgelegd in het inkoopbeleid, aanbestedingsregels en andere regelgeving.
4. Voor verplichtingen met een waarde van € 500 of hoger is vastlegging in het financieel systeem verplicht. Voor verplichtingen onder dit bedrag geldt dat vastlegging niet verplicht is, maar wel de nadrukkelijke voorkeur heeft om ook deze via het financieel systeem te registreren. Wanneer een opdracht buiten het systeem is verstrekt (bijvoorbeeld per e-mail of mondeling), moet deze zo spoedig mogelijk ter bevestiging alsnog in het financieel systeem worden vastgelegd, zodat de administratie volledig en actueel blijft.
5. De budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.