Wie doet wat op welk moment?
Al dit voorgaande kan alleen werken als duidelijk is: wie doet wat, op welk moment, en op welke plek? Dit geldt zowel voor gemeente, als voor initiatiefnemer, als voor externe partners. Dit werken we uit in werkafspraken. Die zijn per type plan en per discipline. Bijvoorbeeld: wanneer dient de initiatiefnemer een water- en rioleringsplan in? Met wie wordt het overlegt? Hoe ziet het eruit? Op basis van welke normen? Deze werkafspraken zijn praktisch. Ze voorkomen dat halftijds werk wordt opgeleverd, of dat iets dubbel wordt gedaan.
Casemanager als coördinator
Veel van deze coördinatie gaat via een casemanager. Dit is één persoon die als gemeentelijk contactpersoon optreedt voor de initiatiefnemer. De contactpersoon zorgt ervoor dat alle vakdisciplines betrokken zijn, dat timing klopt, en dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft. De casemanager moet vroeg bij het traject betrokken zijn. Die zit aan tafel bij de omgevingstafel, zodat deze persoon weet waar het project heen gaat. De casemanager werkt parallel: terwijl de strategische keuzes lopen via de omgevingstafel en anterieure overeenkomst, zorgt de casemanager dat riolering, verkeer, groen en andere disciplines al aan de slag gaan.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.8
Werkafspraken tussen stakeholders
Onderdeel van Handboek Inrichting Openbare Ruimte HIOR gemeente Heumen