Een object dat deel uitmaakt van de vastgoedportefeuille moet worden beheerd. Ook moet de exploitatie van het object worden bepaald. In juridische zin wordt het beheer en de exploitatie van een pand vaak ingevuld door middel van een huurovereenkomst. De strategie van het specifieke object en de deelportefeuille waartoe het object behoort, bepalen in beginsel de accenten van het beheer en de exploitatie. In het portefeuilleplan, zoals omschreven in hoofdstuk 2, zal dit nader worden uitgewerkt, waarbij rekening wordt gehouden met de NEN 8026-methodiek.
De beheer- en exploitatiefase heeft betrekking op het operationeel beheer en de instandhouding van het object gedurende de gehele levensduur. De belangrijke aspecten in deze fase zijn:
Technisch beheer
Het onderhoud zoals omschreven in hoofdstuk 6.1.
Financieel beheer
O.a. monitoren van de exploitatiekosten en -opbrengsten, servicekosten, verzekeringen, leegstandsrisico, belastingen en overige structurele lasten.
Gebruikersbeheer
Niet planmatig onderhoud (zie 6.1) of bijvoorbeeld gebruikswensen
Wet- en regelgeving
Voldoen aan relevante wet- en regelgeving, waaronder brandveiligheid, milieuvoorschriften, arbo-eisen en duurzaamheidseisen.
Accountmanagement
Het eerste aanspreekpunt voor huurders of gebruikers.
Exploitatie van objecten
De exploitatie van het gemeentelijk vastgoed bestaat in essentie uit het ter beschikking stellen van objecten voor het beoogde gebruik. Dit kan via verschillende juridische vormen en de gekozen vorm hangt af van het soort object en het beoogde gebruik.
Vanwege een streven naar uniformiteit maakt de gemeente gebruik van de meest recente model huurcontracten van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) met daarbij een Proces-verbaal van oplevering en een standaard Demarcatielijst.
Voor bestaande contracten geldt dat deze bij herziening worden geactualiseerd naar de meest recente modellen. Door gebruik te maken van model huurcontracten is er zowel voor de gemeente (als verhuurder) en de huurder duidelijkheid. Beide partijen weten waar ze aan toe zijn gedurende huurperiode, onder andere voor wat betreft het onderhoud en de indexatiemethodiek. De wet- en regelgeving omtrent de vaststelling van de huurprijs komt hierna in hoofdstuk 5 aan de orde.
De gemeente maakt voor verhuur gebruik van de modellen van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) met daarbij een Proces-verbaal van oplevering en standaard Demarcatielijst. Bestaande contracten worden op natuurlijke momenten geactualiseerd.
Indien een gebouw in gebruik wordt gegeven zonder tegenprestatie (in de vorm van een vergoeding of in natura) worden afspraken vastgelegd in een bruikleenovereenkomst. Een bruikleenovereenkomst is echter alleen bedoeld om een bepaalde periode te overbruggen. Wanneer objecten binnen de portefeuille die van strategische waarde zijn leegkomen dan wordt waar nodig gekozen voor tijdelijk beheer. Het betreft hier objecten die op korte of langere termijn nodig zijn voor gebiedsontwikkelingen of in aanmerking komen voor herontwikkeling of desinvestering. Met tijdelijk beheer blijft het object in gebruik (geen afbreukrisico), wordt een deel van de kosten gedekt en kan het mogelijk een aanjaagfunctie vervullen voor gebiedsontwikkelingen. Er zal per situatie gekeken worden op welke wijze er dekking is voor tijdelijk vastgoed. De kosten worden meegenomen in de toekomstige ontwikkeling van het object, zoals een herontwikkeling.
Een bruikleenovereenkomst is een optie dat door de gemeente kan worden gebruikt als tijdelijke huisvestingsoplossing om een bepaalde periode te overbruggen.
Hoofdstuk 4
Artikel 1.13
Beheer- en exploitatiefase
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent het vastgoedbeleid