Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
Bepalen van inkoopbehoefte
Bepalen van het aanbod door bijvoorbeeld een marktconsultatie
Raming van de opdracht en bepalen van het financiële budget
Keuze inkoopprocedure
2
Specificeren
Opstellen van eisen en wensen (eventueel met behulp van marktconsultatie of andere vormen van marktonderzoek)
Omschrijven van de opdracht
Opstellen offerteaanvraag/aanbesteding
Bepalen procedure en contractvorm
3
Selecteren
Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers
Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de gemeentelijke website of TenderNed
Offertes evalueren
Voornemen tot gunning aan winnende ondernemer en afgewezen ondernemers
Standstill termijn
4
Contracteren
Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer
Registreren getekende overeenkomst en inkoopdossier
5
Bestellen
Uitvoeren van de opdracht
Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
Bewaken termijnen
Controleren nakoming afgesproken prestaties waaronder de MVOI-afspraken
Tijdige betaling facturen
Contractmanagement
7
Nazorg
Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
Evalueren overeenkomst met de ondernemer
Hoofdstuk 5
Artikel 5.1