Uitgangspunten en randvoorwaarden

De informatievoorziening betreffende grote projecten geschiedt schriftelijk op de volgende wijze:

  • - Er wordt gebruik gemaakt van duidelijke en eenduidige definities, die in een begrippenlijst worden opgenomen;
  • - De verstrekte informatie is actueel, realistisch en begrijpelijk;
  • - De doelen en effecten zijn SMART1Specifiek, Meetbaar, Actueel, Realistisch, Tijdgebonden geformuleerd;
  • - De ramingen en prognoses zijn inzichtelijk en onderbouwd, met duidelijk gedefinieerde bandbreedtes.
  • - De informatie bedoeld in het protocol wordt verstrekt op hoofdlijnen en is gericht op kaderstelling en controle door de raad.

De Voortgangsrapportage

  • - De raad ontvangt minimaal eenmaal per jaar een door het college vastgestelde voortgangsrapportage betreffende het grote project.
  • - In de verkenningsfase stelt het college een rapportageformat op. Dit betref het vaste stramien van de voortgangsrapportages.
  • - In geval van wijzigingen ten opzichte van (een) eerdere voortgangsrapportage(s) wordt expliciet aangegeven welke dit zijn; wat de reden voor wijziging is, en wat de consequenties daarvan zijn voor de vastgestelde scope, doelen, planning, financiën en risico’s.
  • - De voortgangsrapportages worden maximaal tien weken na de peildatum door het college aan de raad aangeboden op een vast moment in het jaar.
  • - De voortgangrapportages gaan zonder uitzondering vergezeld van een voorstel voor agendering in de raad.
  • - Als het daarmee belaste gremium van de raad besluit dat agendering gewenst is, wordt de voortgangsrapportage binnen zes weken nadat deze is aangeboden door de raad besproken.
  • - De raad kan het college verzoeken om een technische toelichting indien de voortgang, complexiteit of de verwachte risico’s daartoe aanleiding geven. Deze technische toelichting wordt geagendeerd op de Politieke Markt.
  • - De voortgangsrapportage beschrijft de voortgang van het project, mede inhoudende de actuele en te verwachten ontwikkelingen en de afwijkingen ten aanzien van:
    • - de doelstelling(en)/opgave;
    • - de scope;
    • - de kwaliteit;
    • - de financiën;
    • - de risico’s;
    • - de planning/mijlpalen;
    • - de organisatie;
    • - de samenwerking met andere partijen;
    • - de communicatie/participatie.

Informatievoorziening bij afwijkingen

  • - De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd indien er sprake is of kan zijn van afwijkingen in de scope, doelen, planning, financiën, risico’s en/of andere zaken die de door de raad vastgestelde kaders raken.
  • - De informatie bevat ten minste:
    • - een beschrijving van de aard en oorzaak van de (verwachte) afwijking;
    • - de (verwachte) gevolgen voor scope, doelen, planning, financiën en risico’s;
    • - de door het college voorgestelde maatregelen en vervolgstappen.

De eindrapportage

De eindrapportage richt zich op de realisatie van het project en de evaluatie van de uitvoering van het project. In de eindrapportage wordt feitelijk gerapporteerd over de eindresultaten van het project, op vergelijkbare wijze als in de voortgangsrapportages. Daarnaast bevat de eindrapportage een evaluatie van het verloop van het project. De onafhankelijkheid van de projectevaluatie wordt gewaarborgd door deze te laten opstellen door personen die niet betrokken waren bij het project.

Het eindrapport bevat in ieder geval:

  • - een beschrijving van het gerealiseerde project en de opgeleverde resultaten, alsmede de gevolgen daarvan voor de stad en samenleving;
  • - een beschrijving van de verrichte activiteiten;
  • - een vergelijking tussen de gerealiseerde resultaten in relatie tot de bij aanvang vastgestelde en tijdens het project aangescherpte doelstellingen en kaders;
  • - een overzicht van de gerealiseerde planning en eventuele afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde planning, inclusief toelichting;
  • - een financieel overzicht van de gerealiseerde kosten, afgezet tegen het door de Raad vastgestelde budget, inclusief een toelichting op eventuele afwijkingen;
  • - een overzicht van de wijze waarop geïdentificeerde risico’s zich hebben gemanifesteerd en hoe hiermee is omgegaan;
  • - een overzicht van de risico’s die niet voorzien waren, maar wel gemanifesteerd, en wat hiervan de oorzaak was;
  • - een overzicht van de wijze van organisatie en aansturing van het project, inclusief de samenwerking tussen college, ambtelijke organisatie en/of partners;
  • - een overzicht van het verloop van het besluitvormingsproces, het participatieproces en het communicatieproces;
  • - de in het project geleerde lessen en concreet geformuleerde aanbevelingen;
  • - een publiekssamenvatting.

De effectevaluatie

De effectevaluatie bevat tenminste:

  • - een beschrijving van de effecten van het project voor de stad en samenleving;
  • - een vergelijking tussen de geconstateerde effecten en de bij aanvang en gedurende het project beoogde publieke waarden, doelen en effecten;
  • - een vergelijking tussen de effecten en de kosten van het project, indien en voor zover van toepassing op basis van de eerder uitgevoerde kosten/baten analyse;
  • - een analyse van de risico’s die zich hebben gemanifesteerd en de gevolgen hiervan op de effecten;
  • - de in het project geleerde lessen en de concreet geformuleerde aanbevelingen;
  • - een publiekssamenvatting.

Archivering

De projectinformatie wordt zodanig vastgelegd, beheerd en gearchiveerd dat deze duurzaam toegankelijk is. Standaardisatie van projectinformatie staat centraal. Deze moet in overeenstemming zijn met het gemeentelijke informatiebeheerstramien. Hierin staan afspraken over het projectdossier (w.o. opbouw, wijze van vastlegging en archivering). Uitgangspunt is dat informatie vindbaar, betrouwbaar en volledig moet zijn, met een duidelijke toedeling van eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Daarbij dient rekening gehouden te worden met de eisen en voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Wet open overheid, en daaraan gelieerde regelgeving.

De informatie betreffende het grote project dient te worden aangewezen als een zogenaamde ‘hotspot’. Dit betekent dat overheidsinformatie die normaal vernietigd zou worden, toch permanent bewaard moet blijven. Daarbij dient de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht zoals de Archiefwet voorschrijft.

Bij de archivering worden de adviezen en richtlijnen voor het beveiligen, beschermen en beheren van informatie binnen projecten en programma’s uit het 3 B Handboek Projecten gevolgd.