1. De ontvanger van een functioneel e-mailbericht stelt ten behoeve van de registratie en archivering een elektronisch afschrift, inclusief attachments, ter beschikking aan de sector documentaire informatievoorziening van zijn dienst (beheerseenheid), indien één o meer van de volgende criteria van toepassing zijn: - het ontvangen e-mailbericht bevat een inhoud die als formeel meet worden aangemerkt;
- op het ontvangen e-mailbericht gaat een antwoord uit met een formele inhoud;
- het ontvangen e-mailbericht is een antwoord op een verzonden bericht waarvan de inhoud als formeel moet worden aangemerkt. 2. Verzenden van e-mail De verzender van een informeel e-mailbericht stelt ten behoeve van de registratie een afschrift, inclusief attachments, ter beschikking aan de sector documentaire informatievoorziening van zijn dienst (beheerseenheid), indien hij of zij belang hecht aan de registratie van het bericht. Het is de verzender niet toegestaan om het originele formele postbericht te verzenden als e-mailbericht.
Van originele formele berichten mogen in elektronische vorm alleen afschriften —die duidelijk als afschrift zijn aangemerkt- worden verzonden. Verzonden e-mailberichten met een formele inhoud kunnen als informeel worden beschouwd indien de inhoud woordelijk overeenkomt met een gelijktijdig verzonden brief die volgens de procedures is geregistreerd en ondertekend.
De afschriften die per e-mail worden verzonden, worden automatisch voorzien van een zogenaamde “disclaimer”, waarvan de tekst als volgt luidt:
“Aan de inhoud van dit bericht en bijgevoegde documenten kunnen geen rechten worden ontleend.”
Van gerubriceerde stukken (met de aanduiding van: (zeer)geheim, vertrouwelijk, persoonlijk) of anderszins vertrouwelijke stukken worden géén afschriften via elektronische post verzonden. 3. Origineel en afschrift Van een formeel bericht dat ingevolge wettelijke voorschriften voorzien moet zijn van een originele handtekening, wordt alleen het originele (schriftelijke) bericht in behandeling genomen. Indien de ontvanger een formeel e-mailbericht ontvangt, dat niet aan deze eis voldoet, zal dit e-mailbericht als afschrift worden aangemerkt en daarom niet in behandeling worden genomen. De ontvanger doet hiervan direct per e-mail een mededeling naar de verzender dat op basis van formele gronden het verzoek opnieuw in schriftelijke, originele vorm moet worden ingediend.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies