Lid 1.
De sector DIV is belast met het centraal beheer, waaronder de ontvangst, registratie en distributie van e-mail, en met het toezicht op de beheershandelingen indien deze door aangewezen organisatie- eenheden worden uitgevoerd. a) Aan de gemeente geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de Bestuursdienst is belast met het beheer van de centrale postbus waarin de op naam van de gemeente gestelde e-mail (gemeentevlaardingen.nl) wordt ontvangen. b) Aan een dienst geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de dienst is belast met het beheer van de centrale postbus waarin de op naam van de dienst gestelde e-mail wordt ontvangen. c) Aan een afdeling of sector geadresseerde e-mail:
De sector DIV van de dienst is verantwoordelijk voor het beheer van centraal bij de afdeling/sector binnenkomende e-mail. De onder 1. genoemde beheershandelingen, waaronder de ontvangst, registratie en distributie kunnen geheel of gedeeltelijk in beheer Worden overgedragen aan een daartoe aangewezen secretariaats- of administratief medewerker. d) De e-mailadressering van de gemeente en van de functionele postbussen van diensten,
aangewezen afdelingen, sectoren en ambtelijke en bestuurlijke functionarissen zullen opgenomen worden in de adresgegevens van de gemeente. Lid 2.
a) De formeel ontvangen en te registreren e-mail (inclusief attachments) wordt na registratie door desector DIV als fysiek, origineel document uitgeprint (archiefexemplaar). b) De sector DIV draagt er zorg voor dat een elektronisch afschrift, als bewijs van ontvangst, gedurende een nader afgesproken periode bewaard blijft. c) De geregistreerde e-mail (inclusief attachments) met de registratiegegevens wordt door de sectorDIV elektronisch doorgestuurd naar de functionele postbus van het secretariaat van de verantwoordelijke afdeling, sector of medewerker. Het betreffende secretariaat draagt -zo nodig- zorg voor: - een verdere aanvulling op de registratie; o het vervaardigen van een dagoverzicht voor inzage door afdelings- en/of sectorhoofd; o het doorsturen van de e-mail naar de behandelend medewerker. d) De ontvangen informele e-mail (wordt niet centraal geregistreerd) wordt direct doorgestuurd naar het secretariaat van de afdeling, sector of medewerker, waar naar behoefte registratie kan plaatsvinden. e) De ontvangen informele e-mail wordt alleen gearchiveerd: - als de informatie van belang is om in het dossier te worden opgenomen; - als de betrokken medewerker aangeeft dat archivering gewenst is.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies