E-mail faciliteiten zijn beschikbaar voor alle medewerkers die dat op grond van hun functie nodig hebben. De directeur van de hoofdafdeling of het afdelingshoofd van een gemeentelijk organisatieonderdeel is bevoegd te oordelen over de beschikbaarstelling en over het beëindigen daarvan. De beschikbaarheid kan tevens beëindigd worden wanneer een medewerker de e-mail faciliteiten gebruikt op een wijze die in strijd is met dit Protocol of daaraan gerelateerde regelingen. Een medewerker die de beschikking heeft over e-mail faciliteiten is verplicht zijn/ haar postbus regelmatig op ingekomen berichten te controleren of te doen controleren. Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.