**1..** Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan aanwijzingen geven over onder andere het hanteren van bewaartermijnen en de bevoegdheid tot versturen en beantwoorden van interne e-mail. Algemene gedragsregels voor het gebruik van e-mail faciliteiten zijn vastgelegd in artikel 5 van dit protocol.
**2..** Voor het versturen van e-mail aan externe relaties dient de afzender bevoegd te zijn. Het hoofd van het gemeentelijke organisatieonderdeel kan hiervoor nadere aanwijzingen geven.
**3..** Inkomende en uitgaande informele e-mail die van belang kunnen zijn voor verantwoording en bewijs dienen in afschrift aan de afdeling Facilitaire zaken te worden aangeboden.
**4..** Het is niet toegestaan uitgaande formele post als elektronische post te verzenden. Uitgaande formele post dient altijd schriftelijk te worden verzonden. Alle overige uitgaande informele e-mail dient te zijn voorzien van de mededeling dat aan deze post geen rechten kunnen worden ontleend.
**5..** Uitgaande e-mail met een formele inhoud kan worden beschouwd als informeel wanneer de inhoud woordelijk overeenkomt met een gelijktijdig verzonden brief die volgens bestaande procedures is geregistreerd en ondertekend.
**6..** Van originele, formele post mogen in elektronische vorm alleen afschriften worden verzonden, indien deze voorzien zijn van een disclaimer.
**7..** Indien de disclaimer in de technische infrastructuur, niet automatisch aan de uitgaande elektronische post wordt verbonden, dient de gebruiker de melding zelf aan de uitgaande e-mail te verbinden.
**8..** Het is niet toegestaan gerubriceerde stukken, zoals vertrouwelijk en geheim, dan wel afschriften hiervan via e-mail te verzenden.
**9..** Inkomende formele e-mailberichten, die op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moeten zijn voorzien, moet de ontvanger via het schriftelijk verkeer voor ondertekening terugzenden.
**10..** Burgemeester en wethouders kunnen bepaalde formele e-mailberichten zoals bedoeld in lid 9 van dit artikel, aanwijzen die via de e-mail worden geaccepteerd. Aan deze formele e-mailberichten en de wijze van indiening hiervan, verbinden burgemeester en wethouders voorwaarden om het bericht even betrouwbaar te laten zijn als het conventioneel schriftelijk verkeer. De ontvangst van deze berichten zal ook via de e-mail worden bevestigd (zonder disclaimer).
**11..** De ontvanger namens de gemeente Dalfsen van een formeel e-mailbericht stelt ten behoeve van registratie een als eensluidend gewaarmerkt afschrift ter beschikking van de afdeling Facilitaire zaken.
Artikel 4
Regels voor het gebruik van interne- en externe e-mail
Onderdeel van Protocol elektronisch verkeer