De audit-instelling waarnaar is verwezen in onderdeel 1.2. voert het inhoudelijke deel van de audit uit overeenkomstig de volgende eisen:
2.1.1. Er wordt een niet-selecte steekproef getrokken uit de basisadministratie van de auditee.
2.1.2. De steekproef wordt getrokken uit de verzameling van actuele persoonslijsten en de persoonslijsten die vanwege de emigratie, een ministerieel besluit, bedoeld in artikel 32 van de Wet GBA of het overlijden van de ingeschrevene zijn opgeschort.
2.1.3. Het aantal te selecteren persoonslijsten is afhankelijk van het aantal inwoners in de gemeenten volgens de laatst door het Centraal Bureau voor Statistiek gepubliceerde cijfers:
tot 20.000 inwoners, 100 persoonslijsten;
van 20.000 tot 100.000 inwoners, 200 persoonslijsten;
vanaf 100.000 inwoners, 300 persoonslijsten.
2.1.4. 5 procent van de te selecteren persoonslijsten is opgeschort in verband met de in onderdeel 2.1.2. genoemde redenen.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
2.2.1. Naast de niet-select getrokken persoonslijsten, wordt ook een aantal select getrokken persoonslijsten gecontroleerd.
2.2.2. Het aantal select getrokken persoonslijsten is afhankelijk van het aantal inwoners in de gemeenten volgens de laatst door het Centraal Bureau voor Statistiek gepubliceerde cijfers:
tot 20.000 inwoners, 5 persoonslijsten;
van 20.000 tot 100.000 inwoners, 10 persoonslijsten;
vanaf 100.000 inwoners, 20 persoonslijsten.
2.2.3. De select getrokken persoonslijsten voldoen aan de criteria genoemd in bijlage 3 van deze circulaire.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
2.3.1. De controles geschieden in beginsel aan de hand van afgedrukte persoonslijsten.
2.3.2. Ook indien de controles geheel of gedeeltelijk geschieden door middel van computers of geautomatiseerde uitrusting, worden de persoonslijsten afgedrukt.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
2.4.1. De gegevens van de persoonslijsten dienen opgenomen te zijn conform bij of krachtens de Wet GBA gestelde eisen, waaronder de in de systeembeschrijving GBA van toepassing verklaarde delen van het Logisch Ontwerp GBA (hierna aangeduid als LO).
2.4.2. In het kader van de toetsing van de eisen die voortvloeien uit de systeembeschrijving wordt onderzocht of:
de gegevens voldoen aan de eisen in het gegevenswoordenboek (LO bijlage I);
de tekens voorkomen in het overzicht van te gebruiken Teletex karakters (LO bijlage II);
de gegevens weergeven dat mutaties zijn uitgevoerd conform de in het LO beschreven actualiseringprocedures (LO hoofdstuk 3);
de gegevens weergeven dat bij het opnemen dan wel wijzigen van gegevens de voorschriften gesteld bij of krachtens de Wet GBA zijn gevolgd;
afnemersindicaties voorkomen op de persoonslijsten waar deze verwacht mogen worden;
de gegevens zijn ontleend aan bij of krachtens de Wet GBA genoemde brondocumenten.
2.4.3. Bepaalde voorschriften zijn in de loop der tijd gewijzigd. Uitgangspunt is dat een gegeven wordt getoetst aan het voorschrift dat gold op het moment waarop het gegeven werd opgenomen, tenzij later is aangegeven dat het betreffende gegeven gecorrigeerd moest worden omdat het bij opname gehanteerde voorschrift niet juist was.
Gegevens die ten tijde van de selectie van de persoonslijsten (zowel de niet-select getrokken als de select getrokken) niet conform de eisen waren opgenomen, maar naderhand zijn gecorrigeerd, worden aangemerkt als afwijkingen.
2.4.4. Beoordeeld wordt of de gegevens op de persoonslijsten inhoudelijk volledig overeenstemmen met de gegevens op het brondocument, waaraan zij zijn ontleend.
Voor wat betreft de niet- selecte steekproef geldt dat:
de controle alleen wordt uitgevoerd aan de hand van door de auditee gebruikte Nederlandse brondocumenten, (waarvan – indien niet bij de gemeente aanwezig – zonodig nogmaals een exemplaar kan worden verkregen2 Hiermee worden bedoeld de kopie van de persoonskaart van het Vestigingsregister en Nederlandse brondocumenten die door instanties in Nederland zijn opgemaakt, niet zijnde de persoonskaart. Indien de gemeente het brondocument niet heeft bewaard, dient de gemeente bij de desbetreffende instantie een nieuw exemplaar op te vragen. Het betreffen derhalve: de kopie van de persoonskaart, (kennisgevingen van) akten van de burgerlijke stand, besluiten, (afschriften van) rechterlijke uitspraken, kennisgevingen van het gezagsregister (voorheen het voogdijregister) en kennisgevingen van het curateleregister, tenzij deze de vorm hebben van een Og01-, Og11- dan wel een Tb01-bericht) en de brondocumenten die de auditee in het paspoortdossier heeft opgenomen;
de controle wordtin ieder geval uitgevoerd bij de helft van de getrokken persoonslijsten. De auditor bepaalt voorafgaand aan de uitvoering van audit door middel van het trekken van een niet-selecte steekproef van alle betrokken persoonslijsten bij welke Deze helft wordt door de auditor door middel van het trekken van een niet-selecte steekproef van alle betrokken persoonslijsten bepaald deze controle wordt uitgevoerd;
bij de andere helft van de niet-select getrokken persoonslijsten wordt alleen een controle uitgevoerd indien het vermoeden bestaat dat gegevens niet juist van het brondocument zijn overgenomen of geïnterpreteerd.
Bij de select getrokken persoonslijsten zoals bedoeld in onderdeel 2.2., wordt de controle uitgevoerd ten aanzien van de bij de desbetreffende specifieke situatie gehanteerde brondocumenten (waaronder ook buitenlandse brondocumenten).
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
Aangetroffen afwijkingen worden ingedeeld in drie foutklassen:
foutklasse A, voor afnemers cruciale gegevens, zijnde:
01.01.10 A-nummer persoon
01.02.30 voorvoegsel persoon
01.02.40 geslachtsnaam persoon
01.03.10 geboortedatum persoon
05/55.01.10 A-nummer echtgenoot/geregistreerd partner
05/55.03.10 geboortedatum echtgenoot/geregistreerd partner
05/55.06.10 datum huwelijkssluiting
05.07.10 datum huwelijksontbinding
06.08.10 datum overlijden
08.11.20 huisnummer
08.11.30 huisletter
08.11.40 huisnummertoevoeging
08.11.60 postcode
09.01.10 A-nummer kind
09.03.10 geboortedatum kind
14.40.10 afnemersindicatie;
foutklasse B, de overige algemene gegevens, alsmede van de bijzondere gegevens de groepen:
12.35 Nederlands reisdocument
12.36 Signalering
12.37 Buitenlands reisdocument
12.85 Geldigheid;
foutklasse C, de administratieve gegevens, alsmede van de bijzondere gegevens, de groepen:
12.82 Document
12.83 Procedure
12.86 Opneming.
Het niet kunnen overleggen van een brondocument wordt aangemerkt als vallend in foutclasse C.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
Iedere aangetroffen afwijking wordt geteld als 1 fout.
Daarop zijn twee groepen uitzonderingen:
de afwijkingen die op meerdere persoonslijsten zijn geconstateerd, die worden veroorzaakt doordat de GBA-applicatie op een bepaald aspect niet goed werkt/werkte of doordat een GBA-procedure bij een gemeente niet goed is/was; ;
de op één persoonslijst geconstateerde afwijkingen die met elkaar samenhangen dan wel worden veroorzaakt door één en dezelfde fout. en
de op één of meerdere persoonslijsten geconstateerde afwijkingen van het niet kunnen overleggen van een bepaald brondocument.
Deze afwijkingen worden geteld als 1 fout en ingedeeld in de hoogste van toepassing zijnde foutklasse.
de afwijkingen waarvan bij brief3Brief van 1 maart 1999 (kenmerk BPR99/U58398). De opsomming van de betreffende afwijkingen is als bijlage bij die brief opgenomen. kenbaar is gemaakt dat deze bij de bepaling van het resultaat van het inhoudelijke deel van de audit niet als afwijking worden aangemerkt;
de afwijkingen waarvan in de Kwaliteisbrochures kenbaar is gemaakt dat deze in de GBA-audit niet als afwijking worden aangemerkt.
Deze afwijkingen worden niet als een fout geteld.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De aangetroffen afwijkingen worden aangetekend op de desbetreffende persoonslijst en in de audit-rapportage vermeld.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
De datum van inwerkingtreding ligt voor de datum van uitgifte.
Artikel 2
De wijze van uitvoering van het inhoudelijke deel van de audit
Onderdeel van Uitvoering periodieke GBA-audit· Staats- en bestuursrecht
Deze tekst geldt sinds 1 juli 1999