De notaris vervult in het kader van zijn ambtsuitoefening vaak ook een rol bij de financiële afwikkeling van transacties en is op grond van artikel 25 Wna verplicht om daartoe een of meer bijzondere rekeningen aan te houden bij een bank. Een dergelijke rekening wordt ook wel aangeduid als derden(gelden)rekening of kwaliteitsrekening. Voorschriften met betrekking tot de bijzondere rekening worden gegeven in de artikelen 24 en 25 Wna. De notaris is bij uitsluiting bevoegd tot het verrichten van transacties met de gelden die zijn gestort op de bijzondere rekening, in opdracht van zijn cliënten dan wel andere rechthebbenden. Het saldo op de bijzondere rekening behoort niet tot het vermogen van de notaris.
Op grond van artikel 3 van de Administratieverordening van de KNB is de notaris verplicht een zaken-/dossieradministratie te voeren die compleet en in voldoende mate gedetailleerd is, opdat op elk moment de financiële status en voortgang van de in behandeling genomen opdrachten blijkt.3Verordening van de KNB van 13 september 2000, Stcrt. 2000, 182.
De informatieplicht van de notaris zoals bedoeld in artikel 25 lid 9 Wna betreft alleen de gegevens die betrekking hebben op het betalingsverkeer dat via de derdengeldenrekening verloopt. Deze informatieplicht omvat mede de gegevens die onder de informatieplicht van lid 8 van artikel 25 Wna vallen. Om die reden wordt eerst kort ingegaan op de bepaling in het achtste lid.
In artikel 25 lid 8 Wna is de verplichting voor de notaris opgenomen aan de inspecteur of de ontvanger, bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen, de Algemene douanewet of de Invorderingswet 1990 bepaalde gegevens te verschaffen inzake betalingen die zijn verricht via de derdengeldenrekening, indien de inspecteur of ontvanger, daartoe gemachtigd door de Minister van Financiën, dit verzoekt. De gegevens die op grond van die bepaling kunnen worden verstrekt, zijn limitatief opgesomd.
De gegevens die onder de reikwijdte van artikel 25 lid 8 Wna vallen, houden verband met een bepaalde notariële transactie of handeling dan wel met een specifieke betaling naar of vanaf de bijzondere rekening van de notaris. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om informatie over de hoogte van de betalingen, wie de betaling heeft gedaan of ontvangen en wie van welke bankrekening gebruik heeft gemaakt. Ook de rol van de betrokkenen bij de betaling dient bij het verstrekken van de gegevens door de notaris te worden aangeduid. Het gaat hier om een aanduiding van de aard van de transactie, zoals de overdracht van een onroerende zaak, de vestiging van een hypotheekrecht op die zaak en de rol van de betrokkenen bij de betalingen in dat verband, bijvoorbeeld wie van de verstrekte namen de koper, de verkoper en de hypotheek- of geldverstrekker was.4Kamerstukken II 2010/11, 32 700, nr. 6, p. 14.
In artikel 25 lid 9 Wna is de verplichting voor de notaris opgenomen gegevens over de derdengeldenrekening te verstrekken naar aanleiding van een vordering op grond van het Wetboek van Strafvordering. De informatieplicht uit lid 9 is ruimer dan die in lid 8. Als voorwaarde geldt dat de gevorderde gegevens verband moeten houden met de derdengeldenrekening.
Zo kan de vordering bijvoorbeeld betrekking hebben op de vraag of een bepaalde persoon een of meer transacties heeft verricht, waarvan de betaling via de derdengeldenrekening is verlopen. Ook kan worden gedacht aan het vorderen van gegevens over de natuurlijke personen die verbonden zijn aan de rechtspersonen die partij zijn bij de transactie (de uiteindelijk belanghebbende of UBO (ultimate beneficial owner)).5Op grond van artikel 3 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme dient de notaris de cliënt en de uiteindelijk belanghebbende (de UBO) te identificeren en hun identiteit te verifiëren.
Ten aanzien van de opdrachtgevers of derden die betrokken zijn bij een transactie geldt dat hun gegevens slechts onder de informatieplicht van de notaris vallen, voor zover zij bij de betaling via de derdengeldenrekening betrokken zijn.
Artikel 25 lid 9 Wna verplicht tot het verstrekken van gegevens, niet tot het verstrekken van (afschriften van) bepaalde documenten. De notaris kan echter wel financiële overzichten, zoals bankafschriften of de nota van afrekening, verstrekken mits daarop alleen de gegevens staan of zichtbaar zijn die onder de wettelijke informatieplicht vallen.6Kamerstukken II 2010/11, 32 700, nr. 3, p. 10.
De akten en andere bescheiden ter zake van de notariële dienstverlening die ten grondslag liggen aan betalingen via de bijzondere rekening, vallen onverminderd onder het notariële ambtsgeheim.
De informatieplicht geldt alleen voor de notaris zelf. Zogeheten afgeleide verschoningsgerechtigden, zoals medewerkers van een notariskantoor of personen of instanties die in opdracht van een notaris werkzaamheden verrichten, hebben geen wettelijke informatieplicht.7Kamerstukken II 2010/11, 32 700, nr. 3, p. 10. De vordering tot het verstrekken van gegevens dient dan ook tot de notaris te worden gericht.
Op grond van artikel 24 lid 5 Wna juncto artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek geldt voor de financiële gegevens van de notaris een bewaartermijn van zeven jaar. Deze bewaartermijn geldt ook voor de gegevens van de derdengeldenrekening.8Op grond van artikel 24 lid 1 Wna wordt onder het kantoorvermogen mede begrepen ‘het beheer van gelden van derden, al dan niet vallend onder artikel 25.’ De Memorie van toelichting bij de Reparatiewet Wet op het notarisambt bevat in de artikelsgewijze toelichting ter zake de volgende passage: ‘In de in artikel 24, eerste lid geregelde administratie- en bewaarverplichting van de notaris werd ten onrechte de suggestie gewekt dat daaronder niet de derdenrekening van artikel 25 zou zijn begrepen. De wijziging van artikel 24 betreft dus een verduidelijking op dit punt.’ Kamerstukken II 2003/04, 29 212, nr. 3, p. 4.
Als de notaris niet meer over gevorderde informatie beschikt, ligt het voor de hand dat de notaris contact opneemt met de officier van justitie. In sommige gevallen kan de notaris de verlangde gegevens afleiden uit de zaken-/dossieradministratie. Ook kan de notaris de benodigde gegevens achterhalen via de financiële instelling waar de derdengeldenrekening wordt aangehouden. De tussenkomst van de notaris is hier vereist, ook om te voorkomen dat meer informatie wordt verstrekt dan de Wet op het notarisambt toelaat.
Artikel 3
De informatieplicht van de notaris
Onderdeel van Aanwijzing vorderen gegevens derdengeldenrekening notaris· Ondernemingspraktijk
Deze tekst geldt sinds 1 maart 2013