De Raad van bestuur van het CAK beschrijft in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK hebben gefunctioneerd om de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke regelingen te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zes punten aandacht besteden:
het gevoerde beleid;
naleving van de wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden.
De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording op de uitvoering van de wettelijke taken.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het gevoerde en voorgenomen beleid;
de doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering;
de invloed van het gevoerde beleid.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het volledig, juist en tijdig toepassen van vigerende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
de wijze waarop het onderhoud van procedurebeschrijvingen en werkinstructies plaatsvindt naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de maatregelen die zijn getroffen om de rechtmatigheid van de financiële stromen van de wettelijke taken te waarborgen;
de actualiteit van de procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen de procesbeschrijvingen en de werkprogramma’s;
de maatregelen die zijn genomen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak van het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
de wijze waarop de zorgvuldige behandeling van enerzijds personen en instellingen en anderzijds bezwaarschriften en klachten is gewaarborgd;
de wijze waarop het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur is ingericht en in hoeverre de interne beheersmaatregelen gedurende het jaar hebben gewerkt. Met daarbij een expliciete toelichting van belangrijke actuele zaken, risico’s en knelpunten in de uitvoering;
de belangrijkste uitkomsten van de interne controles en intern uitgevoerd toezicht en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de wijze waarop de betrouwbaarheid en de continuïteit van de managementinformatie voor de algehele besluitvorming en de interne en externe financiële verantwoording is gewaarborgd.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de mate waarin in de applicaties geprogrammeerde controles – application controls – zijn opgenomen die de juiste uitvoering van de taken van het CAK garanderen, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK steunt op deze controles;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen om de bedrijfscontinuïteit van de geautomatiseerde systemen te waarborgen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor de toegangsbeveiliging van de geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor change management van de geautomatiseerde systemen;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de onderzoeken die in het verslagjaar hebben plaatsgevonden, de aard van de fraude (interne of externe fraude) en tot welke resultaten en verbeteracties deze zaken geleid hebben.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de gemaakte afspraken met de fondsbeheerder, gemeenten en VWS over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort aan onder andere de gemeenten, de fondsbeheerder en VWS;
de belangrijkste uitkomsten van het intern uitgevoerd toezicht op de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
De wijze waarop de Raad van bestuur van het CAK zich verantwoordt, is in principe vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hierboven genoemde zes punten.
De Raad van bestuur van het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de wettelijke taken.
Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt.
In dit kader dienen de in de financiële verantwoording opgenomen activa en passiva (balansmutaties) en toelichtingen daarop en de in de matrices bestuurlijke verantwoording opgenomen financiële stromen een feitelijke weergave te zijn van de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar 2020. Bij de activa en passiva in de financiële verantwoording zo veel als mogelijk rekening houdend met de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1. Bij de matrices bestuurlijke verantwoording in overeenstemming met de specifiek voor het CAK van toepassing zijnde wet- en regelgeving zoals vastgelegd in dit model. Dit voornamelijk met betrekking tot de juistheid, volledigheid en tijdigheid, maar ook ten aanzien van het bestaan van de posten en de juiste rubricering in de verantwoording.
Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving.
Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid.
Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct aan een financiële stroom gekoppeld.
Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken geen financiële dimensie13Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom, maar kan in gevallen wel mogelijk op een later moment in de tijd een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting de cliënt, de fondsen of zorgaanbieders. Dit kan zijn in de sfeer van het voeren, onderhouden en bewaken van een adequate administratie, het verrichten van bepaalde incasso-inspanningsverplichtingen of het juist en volledig opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen en/of signaleringslijsten (zoals functionele uitvalsbakken) in een proces om tijdig te komen tot de eindprestatie. Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Deze taken zijn meestal vastgelegd in vastgestelde (interne) beleidsstukken, procedures en/of in wet- en regelgeving. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een fonds of een cliënt.
Het CAK wordt gevraagd om zich te verantwoorden in bestuurlijke verantwoording over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende taken en regelingen. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering door het CAK met betrekking tot:
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalsbakken) bij het opleggen van eigen bijdragen ter voorkoming van stapelfacturen;
procedures inzake het tijdig, binnen de wettelijke opleggings- en herzieningstermijnen van eigen bijdragen Wlz en Wmo, beschikken van de eigen bijdragen aan de cliënt ter voorkoming van het afboeken van de baten van de inning van de eigen bijdragen voor geleverde Wlz- en Wmo-zorg richting het Flz respectievelijk de gemeentefondsen;
de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.
Bij directe verantwoordelijkheid is een organisatie geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.
Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet een organisatie ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De organisatie mag echter uitgaan van de validiteit van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgaanbieders, zorgverzekeraars, WLZ-uitvoerders, gemeenten, indicatieorganen, de Belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of Zorginstituut Nederland aan het CAK worden verstrekt. Als voorwaarde hierbij geldt, dat de aanleverings- en opvraagprocedures en de ingerichte infrastructuur hierbij van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur zorgdragen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen. Het aanleveren en opvragen van de taak- en vraag-gebonden gegevens door respectievelijk bij de ketenpartijen moet zodanig gestructureerd zijn georganiseerd en ingericht door het CAK, dat dit waarborgt dat wordt voldaan aan de criteria-eisen voor de volledigheid en juistheid van de gegevensuitwisseling, met daar bijhorende beschermingsmaatregelen ter voorkoming van datalekken.
Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen, die een externe accountant als maatstaf kan hanteren bij zijn accountantsonderzoek, zijn de volgende randvoorwaarden van belang:
er moet een duidelijk gedefinieerd normenkader aanwezig zijn;
het te onderzoeken object – proces of resultaat daarvan – is duidelijk omschreven;
de hieraan gekoppelde verantwoordelijkheden zijn afgebakend;
afwijkingen van de norm en fouten moeten meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Daarbij moet duidelijk herleidbaar gedocumenteerd zijn door het CAK hoe wet- en regelgeving is geïmplementeerd in de uitvoering door het CAK;
de te hanteren controletoleranties, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, staan vast.
In bijlage 2 bij dit model is een overzicht opgenomen van de circulaires en regelgeving die de basis vormen voor het rechtmatigheidskader van het CAK. Zie paragraaf 4.2 voor de uitwerking van de rechtmatigheidseisen per specifieke geldstroom.
Als aan de genoemde randvoorwaarden is voldaan kan, rekening houdend met de invulling van het begrip rechtmatigheid in dit hoofdstuk, kan een externe accountant een rechtmatigheidsoordeel geven en kan hij in zijn verslag een uitspraak doen over de rechtmatige uitvoering door het CAK. Het protocol werkt de richtlijnen voor het onderzoek uit van een externe accountant.
De NZa is op grond van artikel 16 sub d en f Wmg belast met de toezichtstaak om een oordeel te geven bij de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke taken van de Wlz en Wmo door het CAK. Om die reden wordt aan het CAK gevraagd om zich ook te verantwoorden over de doelmatige uitvoering van die wettelijke taken.
VWS heeft op grond van de Regeling bezoldiging en beheerskosten zelfstandige bestuursorganen VWS en de Kaderwet ZBO’s eigen sturingsinstrumenten en -mechanismen en eigen informatieverstrekking om hun oordeel te vormen bij de (doeltreffendheid en) doelmatigheid van het CAK. Dit betreft onder meer de financiering van de beheerskosten, waarbij het CAK jaarlijks een begroting aan VWS dient te overleggen.
Een uitspraak over de doelmatigheid van de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK geeft een aanduiding weer over de verhouding tussen de ingezette middelen en de geleverde prestaties bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK. De meerwaarde hiervan ligt in een beter inzicht op het doelmatig functioneren van het CAK en op eventuele verbetermogelijkheden.
Momenteel is er in dit model nog geen normenkader vastgesteld waarin wordt gedefinieerd wanneer er sprake is van doelmatige uitvoering van de wettelijke taken, noch is het expliciet gemaakt hoe de doelmatige uitvoering zou kunnen worden vergroot door het CAK. Ook intern heeft het CAK nog weinig sturingsinformatie op het gebied van doelmatigheid. Wel kan het CAK een aantal prestatie-indicatoren en kengetallen toekennen aan het doelmatigheidsbegrip. Het CAK zal samen met VWS en de NZa moeten toewerken naar een normenkader, dat het mogelijk maakt om naast kwalitatieve uitspraken ook stellige kwantitatieve uitspraken te doen over de verhouding tussen de ingezette middelen en de geleverde prestaties bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK.
In de tussentijd verwacht de NZa dat het CAK in de bestuurlijke verantwoording 2020 in een vrij format een beschrijving geeft van relevante aspecten op dit aandachtsgebied van de doelmatigheid. Het CAK verantwoordt zich over de doelmatige uitvoering van de wettelijke taken in een afzonderlijk deel van de bestuurlijke verantwoording 2020 als onderdeel van de andere informatie (zie hiervoor paragraaf 2.1 ad. 3c).
De NZa let in het toezichtsonderzoek vooralsnog op doelmatigheidsaspecten waarbij de optimalisatie (het mogelijk efficiënter kunnen uitvoeren) van de uitvoeringsprocessen en werkwijzen in het belang is van de cliënten, de zorgaanbieders, de betrokken ketenpartijen of de fondsen.
Mogelijke fouten en onzekerheden in de bestuurlijke verantwoording worden vastgesteld door de externe accountant naar aanleiding van het accountantsonderzoek.
Van een fout in de bestuurlijke verantwoording is sprake indien een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving (rechtmatigheid) betreft. Saldering van rechtmatigheidsfouten is daarom niet toegestaan.
Van een onzekerheid in de bestuurlijke verantwoording is sprake als er onvoldoende informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken, kortom als onzekerheid bestaat over de (on)rechtmatigheid van de post. Saldering van onzekerheden is niet toegestaan.
Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert in het eerstvolgende verslagjaar. Wanneer er geen correctie heeft plaatsgevonden, moet het CAK dit duidelijk motiveren. Dit geldt ook voor fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Indien het CAK om een bepaalde reden objectief niet kan oplossen, doet het CAK vermelding van de verhindering om niet te kunnen corrigeren, tenzij het een fout of onzekerheid in een financieel stroom betreft waarbij gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dit geval licht het CAK een (mogelijk) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de bestuurlijke verantwoording. Over het algemeen is het, voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van de externe accountant, noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.
Geconstateerde procedurele (niet financiële) onrechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden, die niet te kwantificeren zijn, worden separaat verantwoord door het CAK, met een toelichting op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in het vervolg te voorkomen.
De Raad van bestuur van het CAK dient de financiële verantwoording zodanig op te stellen dat er door de externe accountant met een redelijke mate van zekerheid gesteld kan worden dat deze geen fouten en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien laatstgenoemd begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.
De matrices bestuurlijke verantwoording en de financiële verantwoording en de daarin opgenomen financiële stromen, activa en passiva posities (balansmutaties), verloopoverzichten en toelichtingen zijn juist, volledig, tijdig en rechtmatig indien hierin geen fouten en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de specifieke goedkeuringstoleranties per financiële stroom. De specifieke goedkeuringstoleranties zijn opgenomen in de paragrafen van de 13 wettelijke taken en regelingen in hoofdstuk 4.
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording 2020· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 1 april 2021