In de praktijk komt het voor dat een werknemer een vergoeding moet terugbetalen aan zijn werkgever, bijvoorbeeld omdat de bijbehorende kosten zich niet hebben voorgedaan. Het kan ook gaan om een teruggaaf van een verstrekking in het geval de werknemer de verstrekking niet of niet meer voor de dienstbetrekking gebruikt. Wat hierna is vermeld voor een terugbetaling van een vergoeding geldt dienovereenkomstig voor een teruggaaf van een verstrekking.
Voor de vraag wat het karakter is van een terugbetaling is naar mijn oordeel het oorspronkelijke karakter van de vergoeding richtinggevend. Als de vergoeding in het verleden bij de werknemer belast werd, vormt de terugbetaling negatief loon voor de werknemer.
Betrof het een vrijgestelde vergoeding, dan is de terugbetaling geen negatief loon.
Voor de terugbetaling van een vergoeding die de werkgever heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel geldt het volgende. De terugbetaalde vergoeding vergroot op het moment waarop de werknemer deze terugbetaalt de vrije ruimte van de werkgever. Hierbij is niet van belang of de terugbetaalde vergoeding bij toekenning ten laste van de vrije ruimte kwam of dat hierover eindheffing werd betaald. Dit is naar mijn oordeel in overeenstemming met het kasstelsel en het globale en vereenvoudigende karakter van de werkkostenregeling.
Ter illustratie ga ik hierna specifiek in op de terugbetaling van studiekostenvergoedingen.
Het komt regelmatig voor dat werknemers bij ontslag een vergoeding voor studiekosten moeten terugbetalen aan hun werkgever. Ook komt het voor dat een nieuwe werkgever de terug te betalen vergoeding van studiekosten direct of indirect voor zijn rekening neemt. Waar hierna gesproken wordt over studiekosten, zijn dit uitgaven voor het volgen van een opleiding of studie als bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onderdeel d, Wet LB.
Casus
Gevolgen voor de werkgever
A
Werknemer doet uitgaven voor een studie en krijgt geen vergoeding van zijn werkgever
geen gevolgen
B
Werknemer doet uitgaven voor een studie en krijgt een vergoeding van zijn werkgever
gerichte vrijstelling
C
Werknemer betaalt vrijgestelde studiekostenvergoeding terug aan zijn werkgever
geen negatief loon
D
Een nieuwe werkgever kent een vergoeding toe in het jaar van terugbetaling van de studiekostenvergoeding aan de oude werkgever
gerichte vrijstelling
E
Een nieuwe werkgever kent een vergoeding toe na het jaar van terugbetaling van de studiekostenvergoeding aan de oude werkgever
geen gerichte vrijstelling
F
Een nieuwe werkgever betaalt de studiekostenvergoeding rechtstreeks terug aan de oude werkgever
buiten de loonheffing om
Vergoeding van studiekosten door een werkgever
Dit is de gebruikelijke (begin)situatie. Een werkgever kent een studiekostenvergoeding toe in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet. De studiekostenvergoeding is gericht vrijgesteld. Zie casus B in het schema hiervoor.
Terugbetaling van een studiekostenvergoeding door de werknemer
Als een werknemer een eerder onbelaste studiekostenvergoeding terugbetaalt is voor de werknemer geen sprake van negatief loon. Ook voor de werkgever zijn er geen gevolgen (zie onderdeel 4.1 van dit besluit). Zie casus C in het schema hiervoor.
Vergoeding door een nieuwe werkgever binnen het kalenderjaar van terugbetaling
Aangezien de terugbetaling van de studiekostenvergoeding voor de werknemer meebrengt dat in zoverre sprake is van studiekosten van de werknemer (zie hiervoor onder 2), kan een nieuwe werkgever hiervoor een onbelaste studiekostenvergoeding geven. Het is dan een gericht vrijgestelde vergoeding. Hierbij geldt als voorwaarde dat hij de vergoeding betaalt of onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar waarin de werknemer terugbetaalt aan zijn oude werkgever. Zie casus D in het schema hiervoor.
Vergoeding door een nieuwe werkgever buiten het kalenderjaar van terugbetaling
Als een nieuwe werkgever een vergoeding toekent na afloop van het jaar waarin de werknemer terugbetaalt aan zijn oude werkgever, is geen sprake van een onbelaste studiekostenvergoeding. In een later jaar is geen sprake van uitgaven van de werknemer en is – omdat geen sprake is van een onvoorwaardelijke toezegging in het jaar van terugbetaling – een onbelaste vergoeding in zoverre niet mogelijk. Zie casus E in het schema hiervoor.
In de praktijk hoeft de situatie onder 3 en 4 overigens niet via de werknemer te verlopen. Als een nieuwe werkgever de terugbetalingsverplichting van de werknemer overneemt en rechtstreeks aan de oude werkgever betaalt, heeft deze betaling geen gevolgen voor de loonheffingen. Zie casus F in het schema hiervoor.
Artikel 4
Terugbetaling van vergoedingen of het teruggeven van verstrekkingen
Onderdeel van Loonheffingen, loon, vrijgesteld loon en vergoedingen en verstrekkingen· Belastingrecht
Deze tekst geldt sinds 29 juli 2022